導入前の課題

• SaaS導入数が増えるにつれ、アカウントの登録・削除の手間が負担になっていた
• スプレッドシートと管理画面の情報が一致せず、退職者アカウントの削除漏れが発生していた
• IT資産管理業務が属人化され、業務の引き継ぎや役割分担ができない状況に陥っていた

導入の決め手‍

• ITデバイスとアカウント発行削除の工数が導入前に比べて大幅に削減できた
• デバイス管理の脱スプレッドシートを実現。退職者アカウントの削除漏れや貸与物の返却漏れがなくなった

導入後の効果

• 派遣社員などが一気に増えて対応が大変になっていた
• 費用面や機能面など総合的に判断してニーズに最も合致
• 営業担当の説明が分かりやすく、質問にも真摯に対応されて安心感があった

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ITデバイス管理とアカウント発行・削除の負担軽減に成功！一人情シスにこそJosys導入をすすめる理由とは？

テレビ朝日グループの株式会社文化工房は、テレビをはじめとする映像、印刷物・出版、Webなど、幅広いコンテンツ制作を手がける総合制作会社です。

1953年に創業し、2023年に70周年を迎えた同社は、主力事業の「テレビ番組事業」「広報メディア事業」に加え、書籍の出版や、eスポーツの中継・配信など、新たな取り組みにもチャレンジし、今もなお成長を続けています。

そんな文化工房では、業務の改善に向け、SaaSの導入も積極的に行なっています。一方、SaaSの件数が増えたことで、アカウント管理に手間がかかる点が課題になっていました。そこにJosysを導入することで、課題の解決に成功しています。

なぜSaaSとIT資産管理にJosysを選んだのか、同社のご担当者様にお話を伺いました。

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SaaSの導入数が増えるにつれ、アカウント管理が煩雑に

ーーまずは御社の従業員数や年間の入退社数、また情シスの体制についてお伺いできますか。

正社員と契約社員を含めると、215名ほどが在籍しています。その他にも、派遣社員を50名ほど受け入れ、常駐の業務委託の方が20名くらいいます。全体では300名くらいの方に携わっていただいています。

年間の入退社数ですが、派遣社員などを含めると年間30～40人くらいの出入りはあります。

情シス体制については、当社では専門部署がないため、経営管理部の管轄となっています。そのなかで、情シス業務に関しては、派遣社員の方にも協力をいただいていますが、実質的には私一人で担当している状況です。

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ーー現在、社内で導入しているSaaSの数はどれくらいでしょうか。

15〜20個ほどシステムを導入していると思います。メインで使っているのがGoogleWorkspaceで、その他にもOffice 365 AppsやAdobe、最近では契約書管理などのリーガルテック製品も導入しました。

テレビ制作業界全体でみるといまだレガシーな部分も多くて、昔からのシステムをずっと使い続けている企業も少なくありません。一方、当社では業務改善に向けて効率的なやり方があれば、前向きに検討することを大切にしているので、SaaSの導入は積極的に行っていると思います。

行政や学校との取引も多いので、コミュニケーションを円滑にするために、特殊なソフトを使うのではなく、一般的に使われているようなツールを導入するケースが多いですね。

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ーーJosys導入前の課題はどういったものでしたか。

SaaSの導入数が増えるにつれて、毎回それぞれのシステムにログインして登録や削除をする工数が増え、手間に感じるようになりました。

また、パソコンやスマートフォンなどのデバイス管理については、スプレッドシートを使っていたものの、人が増えるごとにシートがどんどん増えてしまい、不便に感じていました。あっちを開いたりこっちを閉じたりを繰り返していると、どうしても時間がかかってしまいます。

スプレッドシートと実際の管理画面の情報が一致せず、退職者アカウントの削除漏れも発生していました。退職者のアカウントを消せば済んだことも、アカウントが足りないと思って追加でアカウントを契約するなど、無駄にコストが発生していたこともありましたね。

このように、小さなことでも積み重なると結構な時間や費用の浪費になりますし、特に忙しいときだと管理業務に手が回らず余計にストレスになっていたんです。一番大変だったのが派遣社員が一気に10名くらい入ったときですね。パソコンのキッティングやスマートフォンの設定など、一人ですべて対応しました。

そのときは毎日遅くまでやってようやく終えることができましたが、このようなことが今後たびたび発生するのかと考えたら、それはさすがに厳しいなと。それで、「どうにか効率化したい！」と感じ、いろいろなツールを探し始めたという経緯です。

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ーーJosysを知ったきっかけや導入に至った理由を教えてください。

ラクスルの印刷サービスを利用したことがあり、その後にメルマガかDMをいただいたのがきっかけだったかと思います。「ラクスルグループでこういったサービスもやってるんだ」と思い、まずは資料だけダウンロードしました。

その後、Josysのご担当の方から連絡もいただいていて、当時は導入しなかったのですが記憶には残っていましたね。

導入に至った理由としては、先ほど申し上げたとおり、派遣社員が一気に増えたときが非常に大変だったというのが大きなところです。上長にも「この状況は何とかしないと結構キツイです」と相談していました。

その際、ちょうど来期に向けて予算を組んでいる最中だったので、「何かシステムの導入を検討したらいいのではないか」と言ってもらえました。それでJosysさんのことを思い出して、一度話を聞いてみようと思い、連絡をしたという経緯ですね。

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ーーJosys以外のサービスも検討されましたか。

Josys以外にも、他社のツールをいくつか調べて、それぞれ比較検討をしました。そのなかで、費用面や機能面など、総合的に判断して、最も我々のニーズに合致していると感じたのがJosysでした。

営業担当の方の説明もわかりやすく、こちらからの質問に対しても真摯に回答いただけたことも安心材料でしたね。「何か不具合や問題が生じてもしっかり対応してもらえるだろう。」と感じたので、お任せすることにしました。

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デバイス管理をJosysに切り替えたことで、脱スプレッドシートを実現

ーー実際にJosysを利用してみて、いかがでしたか。

よく使うのは、SaaSアカウントの予約発行機能と、予約削除機能ですね。事前に日時を設定できるので、対応を忘れることがなく非常に助かっています。例えば、3月31日に退職する人と、4月1日に入社する人がいた際に、アカウントの削除と発行の自動化ができたのはすごく便利でした。

仮にJosysがなかったら、期が変わるタイミングに手動で削除と登録をしなければならず、負担を強いられることは必至でしたね。Josysのおかげで、その負担を大きく減らすことができました。

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ーー期待していたよりも良かった機能はありましたか。

デバイス管理の機能はとても役立っていますね。

もともとはスプレッドシートで管理していて、パソコン管理のシート、セキュリティーカード管理のシート、といったように貸与物ごとにシートを分けていたんです。その結果、シートの数が増えてしまい管理が行き届かなくなり、結局誰に何を渡していたかわからなくなっていました。

これに対して、Josysではデバイスと人を紐づけることができるので、誰が何を持っているかが一目でわかります。その結果、退職手続きの際に、貸与物の返却漏れを防ぐことができました。また、パソコンやスマートフォンといったデバイスだけではなく、入館証や名刺などの備品もすべて管理できるのが便利です。

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ーー利用後、会社のコストが浮いた！セキュリティ対応がラクになった！など、定量面・定性面で実際にメリットを感じたことがあれば教えてください。

定量面に関しては、業務負担の効率化が大きかったと思います。特にアカウント発行は、一つのサービスでアカウントを発行するのに、一人当たり10分〜20分ほどかかっていたので、それらがJosysの管理画面上で1〜2分で終えられることが大きかったですね。

また、デバイス台帳への転記作業や更新作業も一人あたり2〜3分かかっていましたので、人数が増えるとそれだけで1時間ほどかかっていました。それらの時間がゼロになったことで、管理業務に費やす時間を大幅に短縮できたのが大きなメリットです。おかげさまで、デバイス管理に関して、脱スプレッドシートを実現できました。

定性面でいうと、業務の属人化が防げるようになったことが大きな成果ですね。私自身、組織に所属している以上、今後部署異動の可能性もありますし、何らかの理由で仕事を休まざるを得ない可能性もあります。そんなときに、特定の担当者しかやり方がわからない状態は、非常に会社としてもリスクが大きいですよね。Josysであれば、使い方や基準さえ教えておけば、誰でも同じやり方で進めることができるのが便利だと感じています。

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セキュリティ対策としても、今やJosysは欠かせないツール

ーーセキュリティ対応という側面で、Josysをどのようにご活用いただいていますか。

昨年当社では、ISMSを初めて取得したのですが、その際の審査で、私がシステム担当としてヒアリングを受けたんです。例えば、誰がどのアカウントを持っているかだったり、退職後にアカウントを削除したかだったり。あるいは、このデバイスは誰から誰に経由して、現在は誰が使っているかを管理しているかといった質問や指摘を受けました。そのときはまだJosysを導入する前だったので、指摘を受けたことで、あらためてセキュリティ対策が不十分であることを痛感しました。

その後、Josysを導入したことで、デバイスの利用者履歴を追えるようになり、アカウントの削除漏れもなくなったので、セキュリティ対策上でも非常に有効なツールだと強く感じましたね。

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ーーJosysのサービスを、同業の友人や同僚に薦めたいと思いますか。

私のように、実質一人で情シス業務を担っていて、業務が煩雑になっていたりスプレッドシート管理が煩雑になっていたりする場合は、ぜひ導入を検討してもらいたいです。とくに、デバイスや貸与物、SaaSの導入数が多ければ多いほど効果を発揮すると思いますね。

＜インタビューを終えて、Josysからの一言＞

これまで、ほぼお一人で担当されていた情シス業務がJosysの導入によって大幅に効率化されたとのこと、とても嬉しく思います。担当営業の対応をお褒め頂きました。Josysではお問い合わせを頂く段階から、迅速かつ丁寧な対応を常に心がけ、導入後のサポートもお客様が使いこなして頂けるよう伴奏していきます。どのようなことでもお気軽にお問い合わせ頂ければ幸いです。そして、デバイス管理機能で名刺など非IT系の貸与物までも管理されているとのこと。この使い方は私たちにとっても、新鮮でした。