概要

イノベーション・コンサルティング企業のMach49でITディレクターを務めるボビー・ラルワニ氏は、まさに転換点に直面していました。同社のSaaS環境は急速に拡大していたものの、統一された管理戦略がなかったために、制御不能な状態に陥りつつありました。重要なオフボーディング作業が見落とされ、コストは複雑なスプレッドシートの中に埋もれ、ITチームはSaaS関連の問題対応にますます多くの時間を割かれていたのです。この状況は、もはや持続可能とは言えませんでした。

そんな中、Josysの導入が転機となりました。導入後すぐに、SaaSの可視化が一元化され、主要な業務プロセスが自動化され、大幅なコスト削減の可能性が明らかになったのです――月額ユーザー費用の最大20%にものぼる削減です。ラルワニ氏は次のように述べています。「Josysを導入したことで、不要なライセンスが大量に見つかりました。導入から数ヶ月のうちに、月額ユーザーコストの10〜20％を削減できました。」

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課題

Mach49は、フォーチュン500およびグローバル1000企業と連携し、新たなベンチャーの立ち上げや投資を行っています。社内では、業務を支えるために多種多様なSaaSを活用していましたが、それらのアプリケーションを管理する仕組みは、最近まで整備されていませんでした。

「Josys導入前は、SaaSの管理をすべて個別に行っていて、情報はExcelやWordで手作業で記録していました。つまり、毎回ゼロからの対応だったのです。」

実際には、文書が分散され、ログイン情報がバラバラで、ライセンスやコストの管理も一元化されていない状態を意味していました。その結果、非効率やセキュリティリスク、無駄な支出を招くつぎはぎだらけのシステムが生まれていたのです。

ユーザーのオフボーディングには、数十のアプリケーションにわたって作業が必要で、ISO 27001の四半期ごとのアクセスレビューも、複数人によるチェックリストと時間のかかるQAが必要でした。

「特権ユーザーとアクセスの監査では、まず1人のIT担当がステップバイステップで対応し、次に別の担当者がQAを行い、最後にディレクターが承認するというプロセスを取っていました。」とラルワニ氏は語ります。

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解決策

Josysの導入により、Mach49はすべてのアプリ・ユーザー・ライセンス・コストを一元的に把握できる、SaaS管理プラットフォームを手に入れました。「Josysを使えば、すべての情報を1つのビュー、1つのダッシュボードで確認できます。それは私たちにとって画期的なことで、今まで見えていなかったアプリやライセンスの使用状況が可視化されました。」

JosysによってMach49が実現したこと：

• オフボーディングのワークフローを自動化・スケジューリング
• シャドウユーザー（非公式ユーザー）の特定と重複ライセンスの削除
• アプリごとの月次・年次のSaaS支出のトラッキング
• 経営・財務部門の要求に応えるリアルタイムの予算レポートを作成
• アプリの自動検出や特権アクセスの可視化の活用（今後さらに導入拡大予定）

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導入成果

Josysの導入効果は即時かつ定量的に現れました。導入から数か月のうちに、多くの未使用ライセンス（すでに退職した社員に紐づくものを含む）を発見。これにより、毎月のソフトウェア費用を大きく削減できたのです。

「すでに退職していた社員のライセンスにまだ料金を支払っていたこともありました。そうしたライセンスをすぐに削除することで、ユーザーあたりの月額コストをすぐに削減することができました。」

Josysの自動化機能は、IT業務の中核プロセスを大きく変革しました。かつては、特に年末年始のような繁忙期に、煩雑でミスの起こりやすかったオフボーディング作業も、現在ではシームレスにスケジューリングされたプロセスへと生まれ変わりました。
 休暇中のチームメンバーがわざわざログインしたり、コンプライアンスリスクを抱える必要もなく、すべての処理が自動で、そして確実に行われるようになったのです。

「オフボーディングをスケジュールして自動化できるなんて、驚異的です！私たちはもう何も心配する必要がありません。Josysがすべて自動で対応してくれるのです。」

コストと時間の節約に加え、ライセンスとアクセスの情報が一元化されたことで、ISO 27001レビューのための監査作業も大幅に軽減。特にAtlassianのような複雑なアプリでは、以前はオフボーディングに30分かかっていた作業が、今ではワンクリックで完了するようになりました。

現在、JosysはMach49のITチームにとって日常的な運用ツールとなっており、ラルワニ氏はライセンス使用量の監視や、ベンダーの使用上限超過を防ぐための管理に活用しています。これにより、予算予測の正確性も維持されています。

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主な成果

• 未使用・重複ライセンスの削除により、最大20%のSaaSコスト削減
• オフボーディングの自動化により、年末年始などの繁忙期でも安定運用・IT業務負担を軽減
• ライセンスとアクセスの一元管理により、監査対応の負荷を削減
• ベンダーとの契約条件に基づくライセンス超過を防ぐための運用監視
• 手間のかかっていたアプリ（例：Atlassian）の削除作業を簡素化・自動化

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今後の展望

Mach49はJosysの活用をさらに戦略的に拡大する計画です。

最優先事項の一つは、SaaSツールを部門ごとにセグメント化し、それぞれに明確な責任者を割り当てること。これにより、拡大するSaaS環境にさらなる構造と責任が生まれます。

また、Josysのアンケート機能を活用し、四半期ごとのISO 27001アクセスレビューの自動化にも取り組む予定です。これにより、コンプライアンス作業の手間が大幅に軽減されることが期待されています。

さらに、セキュリティ性の高いアプリに対しては、承認フローの導入も検討しており、アクセスリクエストに対して複数段階の承認を求める仕組みを構築する予定です。

これらの強化により、ITチームはセキュリティを強化しつつ、手作業の負担を最小限に抑えることができます。

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