導入前の課題

• 個々人が使用しているデバイスの種別や利用期間を管理できていない
• 個々人が使用しているWebアプリケーションのアカウント管理ができていない
• 日々入れ替わる外部メンバーをグループごとに適切に管理できていない

導入後の効果

• 誰がどのデバイスをいつから利用しているか実態を詳細に管理可能に
• アクセス権限の変更により、管理台帳の一本化を実現
• グループごとの担当メンバーの一元管理が可能になり管理負荷が軽減

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グループごとの参画メンバーの一元管理を実現！個々人が利用しているデバイスからSaaSのアカウントまで、管理業務の負荷を大幅に削減

「Design Doing for More（デザインの実践を個から組織・事業へ）」をビジョンに掲げ、デザインを通じてクライアントの事業成長に貢献し続けるルート社。2012年の創業以来、サービスデザイン、事業開発、組織デザインをはじめ、各事業で着実な成長を遂げています。

同社の特徴は、プロジェクトに応じて外部からメンバーを集め、適切なプロジェクト体制を構築することで、企画から実行までスピーディに展開している点です。そんな同社で課題になっていたのが、デバイス管理とSaaSのアカウント管理でした。

課題解決に向けてなぜJosysを選んだのか、導入後にはどのような成果が得られたのか。社内の情シスである、コーポレートテックの景山 剛志様にお話を伺いました。

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社外メンバーも多く関わるなかで、デバイスやアカウント管理体制が煩雑に

ーー現在所属されている部門のミッションや、景山様ご自身の役回りについて教えてください。

景山さま

私が所属しているのが「コーポレートテック」という部門になります。主なミッションとしては、社内のインフラ周りなど、いわゆる情シス的な役割を担っています。そもそも当社では情シス専任の担当者がいません。実は私自身も外部から業務委託として参画しているという形になっております。

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ーー導入されているSaaSの数や毎月の入退社の数を教えていただけますでしょうか。

景山さま

SaaSについては、メジャーどころのサービスでいえば10〜15ほど導入しています。入退社数についてですが、当社では年間で入社するのが2〜3名ほどで、退社は年間で1名いるかいないかですね。ですので、入退社業務については月や時期によってバラつきがあるというのが現状です。

そもそも、企業規模としては正社員で15名、業務委託で15〜18名ほどの規模ですので、毎月コンスタントに入退社に付随する業務が発生するわけではありません。

ただし、当社では社外メンバーと連携しながら、プロジェクトを組むことが多々あり、その方たちにデバイスやSaaSアカウントをお渡しすることもあるため、アカウント管理はそれなりに負荷がかかります。

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Josysの活用によりデバイスとアカウント管理の手間が大幅に軽減

ーーJosysを導入する前に抱えていた課題や、Josysの導入に至った経緯についてお伺いしてもよろしいでしょうか。

景山さま

当初の課題として大きく2つありました。1つ目は、個々が使用しているデバイスの管理です。MacBookやWindows、iPhone、Androidなど、あらゆるデバイスを貸与しているなかで、誰がどのデバイスを利用していて、いつから使用しているのか、いつ交換したか、といったような、デバイス種別と利用期間を正確に把握できていませんでした。

2つ目は、SaaSのアカウント管理です。メジャーなSaaSであればAPI連携によって、誰がどのツールを利用しているかが把握できますが、個々が使用しているWebサービスまでは管理が行き届いていませんでした。

これらの2つの課題を、コーポレートITとして効率的に管理したいと考えて、解決策を模索していたところJosysの存在を知りました。その後、実際に問い合わせをし、社内で検討したのち、導入に至ったという経緯です。

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ーー実際にJosysを導入したことで、デバイス管理とSaaSアカウント管理の課題は解決しましたか。

景山さま

はい、デバイス管理とSaaSのアカウント管理については、問題なくJosysで対応できるようになりましたね。しかし、一点課題となっているのが、Josysでは管理アカウントのみしか閲覧できない点。つまり、正社員20名全員がJosysを閲覧できない状況となっています。

そのため、現状ではJosysとNotionの二元管理となっていまして、やや運用に手間がかかっている状況です。これが統一できるようになれば、業務効率がさらに良くなるだろうなと感じているところではありますね。

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ーー閲覧権限について、具体的にはどういったシーンで問題が起きているか教えていただけますでしょうか。

景山さま

例えば、Aさんが使用しているiPhoneを、Bさんが引き継いで使用するといった場合、当社ではBさんがAさんに対して実際に該当のiPhoneを所有しているかといったことを確認したうえで、申請する必要があります。

しかし、Josysでは管理者以外（情シス以外）に閲覧権限がないため、Notionを見に行く必要があるんです。そのため管理者としては、JosysとNotionをそれぞれ管理するため、運用コストが発生している状況です。

これを正社員もJosysを閲覧できるようになれば、運用がシンプルになり情シスとしても業務効率化につながると感じています。

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ーーなるほど。その点につきましては、おそらくJosys側で「権限設定」を変更いただくことで対応ができるかと思います。

景山さま

なんと、そうなんですね！たしかにJosysは非常に多機能なので、我々が使いこなせていない部分も多々ありそうです。実際に使っているなかで、「こんな使い方もできるのか」といったような気付きを得ることも少なくありません。

そういった意味では、我々が実現したいことを明確にしたうえで、Josysで実現できるのか、どういった機能を使えば良いのかといったことをフォローしていただけると助かりますね。

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ーーありがとうございます。そのほか、この機会にJosysに対するご要望があればお聞かせいただけますでしょうか。

景山さま

デバイス管理は問題がないのですが、アプリのメンバー管理については設定がうまくできず、時折エラーが出てしまうことがありますね。その他にも、どのように設定を進めれば良いかわからない点がいくつかあり、直感的に操作できないというのが多少気になる点ではあります。

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メンバー基点の管理ができる点が、他のツールにはないメリット

ーーJosysを導入したことによるメリットがあれば教えてください。

景山さま

デバイス管理とメンバー管理に関していえば、関連する情報を1つのグループにまとめて一元管理できる点は個人的にはとても助かっていますね。

例えば「LINEの担当者」というグループを作成したときに、そのグループに紐付いているSlackのアカウント名から誰が参加しているのかがひと目でわかるようになります。

特に当社では、正社員以外にも業務委託メンバーや外部の方が各プロジェクトに参画する機会が多いため、「メンバーを基点」とした管理ができる点が、他のツールにはない大きなメリットだと感じています。

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ーーありがとうございます。ちなみに、早急に改善してほしい部分で真っ先に思い浮かぶところとしては、具体的にどういったものがありますか。

景山さま

やはりメンバー管理の部分ですかね。当社が特別だとは思いますが、外部の方と関わる機会や、メンバーの入れ替わり頻度も多いため、毎回メンバーの情報を詳細まで入力しなければならないのは正直面倒です。

それならば、本来とは違う使い方になるかもしれませんが、担当者名の部分をグループ名にしてしまい、メンバー情報が自動的に追加されるようにしたほうが楽なんです。

もちろん詳細な設定はできますし、マニュアルも充実しているので、一般的な企業であれば非常に使い勝手が良いサービスだろうなと感じます。あくまで当社の場合においては、「これだけができれば良くて、これはいらない」といったことがありますね。

また、ユーザーの使いやすさといった視点で見た場合は、まだ課題があるように思います。例えば、先ほどアドバイスいただいたように、正社員全員に閲覧権限を付与した場合、その方たちが操作や設定に苦戦する可能性が考えられます。

当社はデザインの会社ですので、UI／UXの満足度を重視して、今回は少し辛口の評価をさせていただきました。

いかに「ユーザーの手間を省くか」というのが、ツールに求められる本質的な価値ではないかと考えていますし、そういった意味ではJosysさんには、今後もあらゆる企業ニーズに対応できるサービスを開発いただくことを期待しています。