導入前の課題

• 従業員の入退社に伴うPCキッティング時の工数が肥大化
• 誰が何を使っているのか、SaaSアカウントの把握ができず管理が困難
• ITデバイス管理が常に最新化されているか不透明

‍導入後の効果

• 入退社のアカウント改廃作業を効率化し、年間およそ72万円のコスト削減を達成
• ユーザーアカウントの棚卸し作業の工数を減らし、年間およそ10万円のコスト減に成功
• ITデバイスの所有状況やアカウント利用状況が可視化できるため、セキュリティ管理が効率化

‍

Josysの機能が理解できる資料【1分でわかるJosys】をダウンロードする

‍

‍

JosysでSaaSの改廃作業や棚卸しの工数を削減！アカウントの可視化で上場時の監査対応にも最適

スキル・知識・経験を売り買いできるスキルのマッチングプラットフォーム「ココナラ」を提供する株式会社ココナラ。
2021年には東証マザーズ（現グロース市場）に上場し売上を拡大させていくなかで、従業員のSaaSアカウント管理の効率化は1つの課題でした。「Josys」を導入したことで、アカウントの改廃作業や棚卸しに掛かっていた工数を減らし、コスト削減につなげています。
「Josys」導入の理由やメリット、得られた効果について、情報システムグループ 川崎さまと石浦さまにお話を伺いました。

‍

‍

利用しているSaaSサービスの数が膨大で、アカウント管理が困難に

ーー2022年のGW中にお問い合わせいただき、Josysを導入いただいてから1か月ほど経ちましたが、導入以前はどのような課題を持っていらっしゃいましたか。

石浦さま
導入以前は、以下の3つの課題を抱えていました。

• PCキッティング時の工数の肥大化
• SaaSアカウントの管理がうまくいかない
• ITデバイス管理が常に最新化されているか追えていない

まず、社内で利用しているSaaSサービスはおよそ80種類。管理しなければいけないSaaSが増えていっていたものの一元化する仕組みがなかったため、一部に絞ってセキュリティ管理していました。そのため、全体像が見られていないという課題を持っていました。SaaSアカウントを自動で改廃する仕組みがほぼなく、手作業で対応していたので工数が肥大化していたのです。また、各部署内のみで利用・管理しているSaaSのアカウントの発行をお願いされたときに、こちらで使用を把握できていなかったり、管理権限がなかったりして対応できないといったこともありました。入退社が多くなり、退職者のIDが退職後も残ってしまうことや、従業員に権限が適切に付与されているかの把握も課題でした。また、PCキッティングの対応も増えていましたが「誰がどの端末を使っているのか」や、リースしている端末に関しては「誰が利用している端末を、いつ返さなければいけないのか」を把握できていなかったのです。さらに会社が上場してスケールしていくフェーズにあるなかで、この状況が続くと人海戦術では足りない状況になってしまうと感じていました。

‍

ーーJamfなどのMDMツールも利用しているかと思いますが、すでに利用しているツールで課題の解決が難しかった点はありますか？

‍石浦さま
「資産管理ができていない」という点ですね。MDM（モバイル端末管理）が中心で、情報をMacのシリアルナンバーや、ローカルアカウントなどで検索する導線は決まっていましたが、最新の状態なのかがわからずにいました。退職者のアカウントを現行で別の従業員が使用している場合などは把握できていなかったんです。

‍

‍川崎さま
Jamfはアカウント改廃などの管理を目的としたサービスではないことから、シャドーIDなどのアカウント管理や洗い出し、統括できるサービスが必要でした。

‍

‍

‍在庫管理やアカウント改廃、PCキッティングの費用対効果を検証して導入を決定‍

ーーJosysを導入するきっかけは、なんだったのでしょうか。

‍川崎さま
弊社取締役からの紹介がきっかけでした。2022年初めに、「アカウント統制をより強化しなければいけない」というイシューへの対応を検討していた際に弊社取締役から「Josys」を紹介いただきました。

‍

ーーありがとうございます。御社役員の方も課題を認識されていたのですね。それでは、Josysの利用を決められた理由やポイントはありますか？

‍石浦さま
PoC（概念実証）で費用対効果を検証した結果、Josysを導入することを決めました。PoCで検証した大きな項目は、在庫管理、アカウント改廃、PCキッティングの3つです。それぞれ必須条件を決めていて、その点がクリアできたので導入しました。たとえば、在庫管理では「在庫とユーザーアカウントを紐付けて管理できるか」「検索機能において「従業員」「ITデバイス」など複数の検索条件が設定でき、かつそれらの情報から検索しやすい動線があるか」を見ていました。アカウントの改廃では「一定以上の自動化が図れるか」「一括で発行、削除ができるのか」を検証し、情報システムGで管理権限を有しているSaaSの半分ほどはJosysと連携可能だとわかりました。今後開発を進めていく機能かと思いますが、棚卸し機能があることが導入を決める際のポイントにもなりました。また、トライアル導入で連携したSaaSのシャドーIDの検知がきちんと動いていましたし、運用サポートの対応がよかったですね。

‍

ーー機能面で選んでいただいたところが大きいかと思いますが、導入を決めていく上で対応やサポート面も重視されましたか。

‍石浦さま
そうですね。やはり1番は機能面ですが、ヘルプデスクも機能していて、導入もハンズオンでサポートいただけましたし、一番工数がかかりそうなPCと従業員のマスタを作成いただいたので大変助かりました。また、開発もスピーディーに進んでいて、一定以上のスピードで新機能のリリースもされていたこともありますね。

‍

‍

入退社のアカウント改廃作業の工数が半分になり、年間72万円のコスト削減

ーーJosysを導入後「会社のコストが浮いた！」「セキュリティ対応がラクになった！」など、定量面で実際にメリットを感じたことがあれば教えてください。

‍石浦さま
入社と退社によるアカウント発行と削除作業を効率化できて助かっています。アカウントの一括削除や一括付与はもちろんですが、以前は管理画面をみながら退職者の消し漏れがないか確認していたので、Josys導入により格段に可視化できるようになりました。「返却されていないITデバイスがないか」など、これまで時間がかかっていた情報を把握できるようになったことも大きいです。入退社管理にかかっていた工数を半分にすることができ、年間およそ72万円の削減効果があると試算しています。また棚卸し作業は、それぞれのSaaSサービスの管理画面にログインし、CSVデータの付け合わせをしていたので工数が取られてしまっていました。Josysではそこを一覧化して比較できるので助かっています。棚卸しのツールの幅を広げられたので、年2回の棚卸し作業に掛かっていた作業工数をおおよそ2日分削減でき、試算すると年間およそ10万円のコスト削減につながっています。

‍

ーー定性面でもメリットがありましたら教えてください。

‍石浦さま
SaaSアカウントを可視化できるようになって、セキュリティ管理が楽に、効率的になりました。「この人は、このツールをどのくらい使っているのか」と聞かれたときに、すぐに情報が出せるので安心感がありますね。心理的な不安も減っていると思います。また、ITデバイスとメンバーの紐付けが可視化されたことにより、在庫の検索性が向上したこともメリットに感じています。

‍

‍

JosysはSaaSの利用状況や利用コストを可視化できるため、監査対応にも最適

ーー棚卸し作業が年2回あるとのことですが、社内ルールで決まっているのでしょうか？

‍石浦さま
ガバナンス的にも監査のために、年2回棚卸し作業が必要ですね。

‍

ーーなるほど。御社は2021年に上場されていますが、ガバナンスが厳格になる中で、Josysをどのようにご活用いただいていますか？

‍石浦さま
監査に対応するためには、SaaSアカウントの可視化をする必要があるので、Josysが役立っています。ほかにも、ITデバイスの所有状況やリース管理、購入リストの管理を集約することでコストの可視化にもつながっています。

‍

‍川崎さま
上場してから内部統制の管理に関する課題がありましたが、「どの組織がどの権限を持っていていいのか、またはよくないのか」を可視化できるので、スムーズに判断できるようになりました。たとえば、ITデバイスの調達は情シス部署でおこなっているものの、購入は別部署が対応しているなどの業務の分散がありました。Josysの導入で、分散化されている業務を集約する今後の体制作りの一歩が踏み出せていると感じています。また、Josysの導入でコーポレートエンジニアの業務効率化ができるようになりました。

‍

‍

‍管理画面を横断することなく、Josysで棚卸しが完結できることに期待　　

ーー今後「Josys」に期待していることはありますか？

‍石浦さま
SaaSの管理画面に入らなくても、Josys内で棚卸しが完結できるようになると嬉しいですね。棚卸しのアンケート機能や、連携できるSaaS・権限の可視化の幅が広がると助かります。また、部署毎に連携するSaaSや権限をテンプレートにして発行できる機能があると便利ですね。たとえば、従業員の連携情報をテンプレートとして利用できるなど。現在は入社した際に、部署毎にデフォルトで必要なSaaSのヒアリングをおこなっていて、ヒアリング情報を見ながら対応しています。Google Workspaceから部署情報を取って、Slackの指定したチャンネルに入れるなど管理できるようになれば嬉しいです。SaaS毎の管理コンソールに移動せず、Josys上で入退社管理や棚卸しが完結できることを期待しています。