導入前の課題

• デバイス管理の正確性に課題：デバイスの管理が紙ベースまたはExcelで行われ、実際の利用状況と記録の間に齟齬があった
• 退職者アカウント管理の業務負荷が逼迫：退職した教員や卒業した学生のアカウントをスムーズに削除しづらい状況が発生
• SaaS導入・管理の責任所在が不明確：IT部門と教員部門の間で責任の所在が曖昧になり、効率的な管理が難しかった
• IT知識の差による業務効率の低下：IT知識が苦手な教員に対する設定サポートが個別対応となり、工数がかかっていた
• 人事と情報部のコミュニケーション不足：入退職情報の事前共有が不足していた

導入後の成果

• 効率的なデバイス管理の実現：デバイスの所有者・貸出状況の管理が正確になり、シリアル番号から即座に特定可能に
• セキュリティリスクの軽減：退職者や卒業生のアカウント管理が自動化され、個人情報漏洩リスクが大幅に低減
• IT環境の迅速な展開：特に新入生向けの100台規模のPC設定が効率的に完了し、授業時間の有効活用が可能に
• SaaS利用状況の可視化：アプリケーションの利用率を把握し、活用度の低い部門への教育機会を特定できるように
• 部門間連携の強化：Josysを見れば入退職状況を正確に把握することができるように

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急速に進むデジタル変革。
クラウド化によって激変する現状

ーー御校の規模と情報システム体制について教えていただけますか？

八文字さま‍

正社員が90人程度、業務委託の先生を含めると約150人が在籍しています。学生に関しては、毎年500人程度の入学を目標としています。IT体制については、2人で担当していましたが、現在は、1人体制で運営しています。複数ある学校の中でも、特に水戸電子専門学校のキッティング作業などの際には、現場の教員にもアカウントを発行して学生のアカウント管理を手伝ってもらうこともありました。

SaaSの導入状況は、教員側でよく使うものは7個程度です。DX化が劇的に進み、1年前はわずか2、3個のアプリしか使っていなかったのですが、企業並みの変化を遂げています。

学生側については、基本的にはGoogleが中心です。最近ではSlackも導入し始めました。特に水戸電子専門学校では、学生たちが積極的にツールを活用しています。他にもMicrosoftOffice365なども使用しています。

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改革の背景と課題

ーー短期間でこれほど急速なDX化を進められた背景と、Josysを知ったきっかけについて教えてください。

八文字さま‍

少子化で学校運営のあり方が問われる中、教育改革の一環としてDX化が最優先事項となりました。当校は経理、電子、自動車、ビューティ、看護といった異なる専門分野を持つ学校が集まっているため、分野間のコミュニケーションにも課題がありました。

Slackの導入では学校間をまたいだやり取りが生まれ、これまで交わることがなかった異なる専門分野の教員間で知見が共有されるようになりました。例えば、「自動車整備士の先生はこんな考え方をしているのか」「美容の視点でこれが使えるね」といった新しい気づきが生まれています。異なる分野がクロスすることで生まれる価値を実感しています。

Josysの導入は、上司からの提案が始まりでした。当初は、私自身、ITの知識があまりなく、担当の方から説明を受けても「え？」という感じでした（笑）。ただ、IT知識が乏しい私でも、キッティングアウトソースの魅力はすぐに理解できました。Josysの画面を見せてもらった時、「こんな風に一元管理できるんだ！これは便利だ」と直感的に感じ、導入に至りました。

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ーー導入前のデバイス管理はどのように行われていましたか？

八文字さま‍

完全に社内で手作業で行っていました。情報部がパソコンを購入して、デスクトップにインストールし、退職者が出たら連絡を受けて回収するという流れでした。管理はExcelで行っていましたが、データの正確性にも問題がありました。例えば、Aさんがデスクトップ型のパソコンを使っているとExcelに記録があっても、実際に現場を確認すると全く違うパソコンを使っていることなどが散見されました。「先生、これはどうしたんですか？」と聞くと「情報部から使っていいと言われたよ」というケースが少なくなかったですね。要するに、誰に何を付与しているかという情報自体がまとまっていない状態でした。

学生向けの端末は、基本的に業者さんから購入する際に、設定までお願いするという形をとっており、地元企業とのつながりで「阿吽の呼吸」で進めていたという面がありますね。

ただ、特に水戸電子専門学校では、更なる細かな設定が必要で、業者さんから納品されたPCに対して専門知識のある教員がさらに設定する必要があり、それが現場職員の負担を大きく増幅させていました。

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専門チームがサポートするからこそ。
アウトソーシングサービスの意義と安心感

ーーJosysのサービスのうち、特に価値を感じている部分と、キッティング業務での変化について教えてください。

八文字さま‍

提供されているたくさんの機能を使っていますが、やはりアウトソーシングが大きいですね。御社と関わりを持って「どこが一番変わりましたか」と聞かれたら、迷いなくアウトソーシングだと答えます。

特にSlackを通じたJosysのカスタマーサクセスチームとのコミュニケーションがスムーズで助かっています。メールだと仰々しくなってしまい、「こんなことを聞いたら素人と思われるかな」と躊躇してしまうのですが、Slackだと気軽に質問できます。「何でもいいので聞いてください、メンションしてください」と言っていただけるので質問のハードルが下がり、業務が滞りなく進みます。

また、質問の担当者がわかりやすく分けられているのも良いです。他社だと質問の担当が別部署と言われて回答がなかなか来ないケースもありますが、Josysでは迅速に対応していただけます。

今回新入生向けの数100台規模のPCリース・設定をお願いしたのですが、当初は「4月に間に合わないのでは」という不安がありました。ところが、今までと同様にスムーズに進みましたね。今まで現場職員の負担になっていた細かいキッティングのカスタムも、Josysさんはやってくださるのでとても助かりました。正直なところ、「新しく導入したSaaSの開き方が良くわからない」という先生もいます。そういった先生方でもすぐに利用できるように、ブラウザのお気に入り登録まで設定していただけるのは非常に助かります。

これは一見些細なことに思えるかもしれませんが、ITが苦手な方は一度の説明だけでは「操作方法をもう一度教えてほしい」となってしまい、それを教える側にもストレスになってしまいます。会議でSaaSを開いてほしい時に、「開き方が分からない」と足踏みしてしまうと時間が無駄になります。こうした細かな設定をJosysさんに依頼できることで、より建設的な時間に充てられるようになりました。

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業務効率化と管理レベルの向上を両立

ーーデバイス管理と退職者のアカウント管理についてはどのような変化がありましたか？

八文字さま‍

デバイス管理は抜群に改善されました！Josysのアラートがメールでくるのがありがたいです。新しく導入したデバイスについては必ず紐付けを行っているので、シリアル番号から検索して付与先を確認できるようになりました。

具体的な例を挙げると、会議室のディスプレイを別の部署が「借りていく」ということがよくあります。返却時に元の場所がわからなくなってしまうことがあったのですが、今はシリアル番号から「これは〇〇会議室のものだった」と特定できるようになりました。

また、オープンキャンパスなどで貸し出す携帯電話の管理も楽になりました。貸出時にJosysで記録しておけるので誰が借りているかがすぐわかります。

退職者のアラートも、情報セキュリティリスクへの対策に役立っています。基本的には退職時にデバイスを回収していますが、万が一サービスやデバイスが残っていた場合でもすぐに気づけるようになりました。特に学生の個人情報や成績表などの機密情報を扱っているため、USBへのデータ移行などのリスクを早期に防止できるのは安心感があります。現在はUSBの使用自体を控え、クラウド上での管理に切り替えました。

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ーーSaaS管理の面ではどのような活用をされていますか？

八文字さま‍

入退職の事前予約機能が非常に便利です。入職日が4月1日と決まったら、その日の0時0分にSlackアカウントを発行するよう設定しておくことで、忘れることもなく、適切なタイミングでアカウント発行ができます。

また、アプリケーションの使用率分析も大きな価値があります。特定の学校や部門での利用率が低いことがわかれば、そこにレクチャーやフォローが必要だと判断できます。逆に積極的に活用している部門のベストプラクティスを、活用が進んでいない部門に展開することもできるようになりました。

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DX化は生徒のために必ずなる。
今後の展望とは

ーーJosys導入によるセキュリティ意識の変化と今後の展望についてお聞かせください。

八文字さま‍

Josysを導入することでセキュリティを扱うIT管理部門のメンバーだけでなく、職員全体の意識が大きく変わりました。以前は「情報部がやっているだろう」という他人事のような感覚がありましたが、物品管理一つとってもセキュリティの重要性を実感するようになりました。

教育機関として学生の個人情報や成績情報を扱う責任の重さを再認識し、アカウント管理やデバイス管理の徹底、適切なアクセス権限の設定などに注意を払うようになりました。システム全体を可視化できることで、セキュリティ上の懸念点にも早く気づけるようになっています。

今後については、教育業界全体のDX化が学生のためになると確信しています。私自身、現在は経理業務の部門に移りましたが、そこでもDX化を進める担当として活動しています。今の学生たちが少しでも良い方向に進むための力添えになればと思っています。

Josysのおかげで、教職員も学生も効率的にITツールを使いこなせるようになり、本来の教育活動や学習に集中できる環境が整いつつあります。今後も学校間・専門分野間の連携を強化し、より質の高い教育を提供していきたいと考えています。

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ジョーシスは、SaaS管理からデバイス管理まで、企業のIT資産を一元管理するプラットフォームです。働き方改革や業務効率化が求められる現在、情報システム部門の負担を軽減し、戦略的なIT活用を支援します。詳しい情報や導入についてのご相談は、ぜひお問い合わせください。