SaaSアプリケーションは、業務効率の向上や顧客体験の強化を目的として多くの企業で導入が進んでいます。しかし、導入が進む一方で、コスト管理に課題を抱える企業も増加しています。

ライセンスの未使用やアプリケーションの重複利用、さらにはシャドーITの存在により、見えないコストが発生しているケースも少なくありません。SaaS管理のポイントは、ツールを選定することだけでなく、いかに効果的に運用・管理するかにあります。

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360度の可視化によるコスト把握

SaaS費用の最適化には、単なる契約情報の管理だけでなく、ユーザー単位での利用状況の把握が不可欠です。誰が、どのツールを、どの程度活用しているのかを可視化することで、無駄な支出を削減できます。

例えば、100のライセンスを契約していても、実際に使用されているのが70であれば、残り30は未使用のまま費用だけが発生していることになります。また、退職者が利用権限を保持したまま放置されている場合、コスト面だけでなくセキュリティ上のリスクも生じます。

SaaS管理ツールを活用することで、こうした非効率を特定し、対応することが可能です。

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未使用ライセンスによる予算の無駄を削減

未使用のライセンスが、IT予算における大きな負担となっているケースがあります。これは企業の成長や人員異動に伴い、ライセンス管理が追いつかないことが一因です。

主な原因は以下のとおりです。

• 急速な組織拡大：予測に基づく一括購入により、使用されないライセンスが発生
  
• 人事異動や退職：利用者が変わっても権限が見直されないことによる放置
  
• 監視体制の不足：使用状況の一元的な把握ができていない状態
  

対応策として、以下の取り組みが有効です。

• 定期的なライセンスレビューの実施
  
• 未使用ライセンスの再割り当てによる最適活用
  
• 契約プランの見直しによるコスト削減
  
• 退職者の権限削除プロセスの自動化
  

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利用状況に基づくライセンスの有効活用

ライセンスの「割り当て」と「実際の利用」は一致しないことが多く、この差異がコストの非効率につながります。使用実績に基づいて管理を行うことで、より効果的な運用が可能です。

対策として以下の方法が挙げられます。

• 利用分析の導入：使用頻度の可視化により、非活用ユーザーを特定
  
• 従業員からのフィードバックの収集：ツールの有効性や課題を把握
  
• ライセンスの共有運用：定常的に使用しないユーザー間での活用促進
  
• トレーニングの実施：機能理解を深め、利用率の向上を支援
  
• ツールの再評価：利用率が低い場合は継続使用の妥当性を検討
  

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シャドーITの可視化とコスト管理

IT部門の承認を経ずに導入されたアプリケーション（シャドーIT）は、コストの重複やセキュリティリスクを引き起こします。これらを放置すると、次のような問題が生じます。

• 重複費用の発生：部署ごとに同一ツールを個別契約しているケース
  
• セキュリティ基準の逸脱：非承認ツールにより情報漏洩のリスクが増大
  
• 業務システムとの非連携：統合性がなく、運用の効率が低下
  

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統合管理によるコスト最適化

アプリケーションの導入と管理を一元化することで、シャドーITの問題を軽減し、コスト削減が可能です。

主なメリットは以下のとおりです。

• 一括購入による価格交渉の優位性
  
• アプリケーションの重複防止
  
• サポート体制の集約による運用コストの削減
  

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アプリケーション統一による業務効率化

部署ごとに異なるツールを使用している場合、社内の連携や教育コストが増加します。アプリケーションの統一により、以下の効果が期待できます。

• 部門間連携の強化：共通ツールの利用による業務の円滑化
  
• トレーニング工数の削減：使用ツールを統一することで教育内容を標準化
  
• ライセンス管理の簡素化：利用状況の一元把握と最適配分が可能
  

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契約情報の一元管理による交渉力の強化

契約更新日、ライセンス数、料金体系、利用状況などの情報を蓄積・管理することで、ベンダーとの契約交渉が円滑になります。

管理体制の整備により、以下の効果が期待できます。

• 重複契約の特定と排除
  
• 将来的な利用需要の予測
  
• 戦略的な契約更新の実施
  

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まとめ

SaaSの導入が進む現代において、見えにくいコストを把握し、最適化することが重要です。未使用ライセンス、シャドーIT、契約情報の散在といった課題に対し、SaaS管理ツールの活用は大きな効果をもたらします。

Josysは、SaaSアプリケーションおよびデバイスの一元管理に対応しており、コスト削減と業務効率化の両立を支援します。