近年、SaaSの導入が進む中で、企業のSaaS支出の約30％が十分に活用されていないツールに費やされているとされています。SaaSベンダーを適切に管理することは、コスト最適化と情報セキュリティ維持の観点から重要性を増しています。

SaaSベンダー管理とは、ソフトウェア提供企業との契約・利用・更新に関するすべてのプロセスを一元的に管理することを指します。戦略的なアプローチが欠けていると、重複契約やコスト増加、セキュリティリスクが発生しやすくなります。適切なベンダー管理により、不要な支出を抑え、業務上のリスクを軽減し、安全なIT環境を維持することが可能です。

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コスト最適化に向けた管理施策

SaaSコストを効率的に管理するためには、可視化と契約の見直しを組み合わせた対応が有効です。以下のような施策が効果的です。

• 契約内容と更新条件の最適化
  　使用状況に基づいて契約内容を定期的に見直し、未活用のライセンス削減や年間割引の活用によりコストを抑制。
  
• SaaS購買の集約管理
  　部門単位での個別購入を抑制し、全社での調達に統一することで、重複契約の回避と価格交渉力の向上を実現。
  
• 費用の自動追跡
  　Josysのようなツールを活用し、SaaSの使用状況や費用をリアルタイムで可視化することで、不要なサブスクリプションの特定が可能。

SaaS管理プラットフォームの活用によって、具体的にどのようにコスト削減と業務効率化を実現できるかは、SaaS管理プラットフォームによるコスト削減と業務効率化の記事もご参照ください。

セキュリティおよびコンプライアンス管理

複数のSaaSベンダーを利用する中で、情報セキュリティと法令順守は重要な課題となります。以下の取り組みによりリスクを最小化できます。

• セキュリティ評価の実施
  　新規ベンダー導入時にSOC 2やISO 27001などの業界基準への準拠状況を確認し、暗号化方式やデータ保護体制を定期的に評価。
  
• コンプライアンス監査の実施
  　GDPRやHIPAAなど、業種・地域に応じた規制への適合状況を定期的に監査し、法的リスクを抑制。
  
• リスク管理の集約化
  　ベンダーリスクやコンプライアンス状況を一元管理することで、監査・報告対応を効率化。

SaaS環境に潜むシャドーITのリスクや管理対策については、シャドーITとは？発生原因・リスクと対策、具体事例を解説の記事で詳しく解説しています。

ベンダー管理の集約によるメリット

SaaSベンダー管理を集約化することで、以下のような効果が得られます。

• 可視性と統制力の向上
  　契約情報や利用状況を一元管理することで、ツールの重複や未使用ライセンスを把握しやすくなり、最適なリソース配分が可能。
  
• 責任所在の明確化
  　全社で共通のベンダー情報を参照することで、サービス品質やSLAの遵守状況を部門横断的に把握可能。
  
• データに基づく意思決定
  　Josysなどのプラットフォームを活用し、ROIに基づいた意思決定を行うことで、価値の高いツールへの集中投資が可能。

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SaaSベンダー管理のベストプラクティス

ベンダー管理の効果を最大化するためには、以下のポイントが重要です。

• 明確なコミュニケーションの確保
  　定期的な情報交換を通じて、契約条件やビジネス要件の変化をベンダーと共有。
  
• 定期的なベンダー監査の実施
  　未使用ツールの洗い出しやセキュリティ上の課題の特定を行い、継続的な改善につなげる。
  
• 選定基準の整備
  　新規導入時には、コスト、セキュリティ、他ツールとの連携性といった評価項目を明確に設定。
  
• アプリケーションオーナーの設定
  　部門ごとに責任者を設け、更新や利用状況の確認、ベンダー対応を一元的に管理。

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まとめ

SaaSベンダー管理は、コストの最適化、安全性の確保、法令順守の維持において重要な役割を果たします。管理の集約化、定期的な監査、契約条件の最適化を通じて、効率的で安全なSaaS環境を構築できます。

Josysは、ベンダー情報や契約・利用状況の一元管理を可能にし、組織全体での統制を支援します。 SaaS管理の効率化をご検討の方は、ぜひご活用ください。