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株式会社GrandCentralは、セールス領域に関する課題解決、営業戦略立案を提供する営業コンサルティングサービスを展開しています。急成長する中、総務部門の管理負荷が限界に達していた同社は、SaaS・デバイス（IT資産管理）の一元管理システム「Josys」を導入しました。その結果、従来行っていたアカウント管理や発行削除などの既存業務の時間が大幅に削減され、コア業務に集中できるようになりました。本プロジェクトをリードしている同社総務部の矢藤さまに話を聞きました。
導入前の課題
- 急成長に伴う従業員・業務委託の増加
会社規模の拡大に伴い、当時1名の情シス担当者ともう1名の総務で権限共有しながら対応しており、業務負荷が限界に達していた。 - SaaS管理の複雑化と非効率性
約30種類のSaaSを導入しているが、一元管理ができておらず、毎回ツールの管理画面へアクセスし操作をする必要があった。特に退職者のアカウント削除漏れが起き、不要なライセンス費用が発生していた。 - セキュリティリスクの増大
業務委託のアカウント管理が100%しきれておらず、セキュリティ面での課題があった。
導入後の成果
- 効率的なアカウント管理の実現
Josysでの一元管理により、アカウント発行・削除作業が効率化。特に退職者の削除漏れアラート機能により、セキュリティリスクが大幅に低減し、月内でのダブルチェック・トリプルチェック体制を構築することが可能となり、強固な管理体制を構築できた。 - 業務の標準化が実現
UIが直感的で使いやすく、新メンバーへの引継ぎがスムーズに。マニュアル化と組み合わせることで、チーム全体での業務レベルの統一が実現し業務の標準化が実現した。 - セキュリティ対応の強化
従来、難しかったシャドーITの検知の体制構築や、退職者アカウントの削除漏れ防止アラートにより、セキュリティ基準を強化することができた。
- 心理的負担の軽減と業務時間の削減
月初のアカウント発行業務が自動化されたことにより、より緊急性の高い業務に注力できるようになった。また業務における精神的な負担も軽減され、組織全体が前向きに情シス業務に取り組めるようになった。
急成長企業が直面した「管理の限界」
ーー導入以前の課題と御社の従業員規模、入退社の状況についてお聞かせください。
矢藤さま：「導入の背景として、まず事業の急成長に伴い従業員や業務委託メンバーが急増していたこと、それに伴って急な退職も増えていたことが1つ目の課題でした。2つ目は管理するSaaSの数が一気に増加していたところで、ここにリソースが足りていませんでした。これらの課題を解決するためにJosysの導入を検討いたしました。
従業員数と業務委託数合わせて330名ほどが管理対象です。毎月の入社人数は従業員が5名前後、業務委託が5から10名前後となっており、ここ1年くらいは特に人数の増加が著しいので、もしJosysを導入していなかったら、より業務が逼迫していたと思います。
現在のSaaS導入数は30で、そのうち連携できているJosys上のものが20強になります。導入前は、SaaSの一元管理ができておらず、各ツールに個別にログインしてアカウント発行や削除作業を繰り返す必要があり、非常に手間がかかっていました。また管理体制も整っておらず、退職者のアカウントを削除せずに放置するという状況も発生していました。」
競合比較で決め手となった要素
ーーJosysを選ばれた決め手と、どのように知られたのかについて教えてください。
矢藤さま：「決めた理由としては2点あります。まず1点目が、連携アプリの親和性です。弊社が使用しているツールのほとんどがクラウド型だったので、Josysの他社導入事例などのお話を伺った際に、近しい運用で成功するビジョンが想定できたのが大きかったです。また2点目がトライアルの実施によって、実際に使用してみて直感的に分かりやすく操作しやすかった点です。私以外のメンバーでも操作できるだろうなと思い、チームとして動ける想定ができたことも良かったですね。
SaaSの一元管理ができるツールを探していた際に、たまたまホームページで見つけたのがJosysを知ったきっかけです。サービス導入を検討する際には数件お話を伺いましたが、Josysが一番しっくりきました。競合他社と比較した際、やはり連携アプリや他社導入事例を見た時に『これだったらいけそうだ』と強く実感できたのが大きかったですね。
また、Josysの担当の方の対応が手厚かったことも信頼感につながりました。私も営業経験があったので、クロージングまでがスムーズで『この会社は頼れるな』と思ったことも決め手になったのかもしれません。実際、導入時の相談でも迅速に対応していただき、弊社への提案資料の見せ方など説明方法が上手だったことも印象に残っています」
「導入して正解だった」期待以上の機能と効果
ーー実際に導入されてみていかがでしたか？よく活用している機能や導入前と比較した変化についても教えてください。
矢藤さま：「結論からいうと、導入して正解だったと思います。当時は私が情シスと総務を兼任していましたが、将来的に総務みんなが同レベルで業務をできるようにしたいと考えていたので、Josysで本当に良かったです。今は全員が機能を使いこなせていますし、期待していた以上に良かった点も多いと感じています。
アカウントの発行・削除と退職者の削除漏れのアラートを出していただけるので、この辺りの機能を現状よく利用しています。
想像以上に良いことは、使用している中で新たな機能や連携アプリが次々に拡充されていくことです。特に現在ではブラウザ拡張機能やシャドーITの検知、該当者へのアラートなども使えるようになり、これらは本当に期待以上でした。
導入前はそもそもSaaSの一元管理ができていなかったので、各ツールに全部入って1つずつアカウントを発行するという大変な作業がありました。また削除漏れという概念が全くなく、徹底した管理ができていませんでした。退職者のアカウントを削除せずに放置していたんです。特にZoomなどのプラットフォームは、アカウントを増やす一方で一件も削除されない状態で、無駄な利用料を払いすぎていたという過去の負の遺産があります。これが徹底できるようになったのは本当に大きかったですね」
スムーズな業務変革を成し遂げる
ーー導入前後で業務フローがどのように変わったのか教えてください。
矢藤さま：「導入前は月末にアカウントの発行依頼が来て、月初のタイミングで業務委託のメンバーも含めて発行作業を行っていました。例えば6月1日入社であれば5月末にアカウント発行依頼が来て、6月1日からアカウントを発行し業務開始となるのですが、月初で各ツールの管理者画面から手動でのアカウントの発行というのは、朝一から早々に出社し実施していたので、月初の1日目はまさに朝からアカウント発行作業に追われていました。そのタイミングでのアカウントの削除というのは徹底ができていなかったので、アカウントは増える一方という課題がありました。
導入後は、月末にアカウント発行や削除依頼が来るので、それに基づいて発行と削除の予約ができるようになりました。予約機能によって自動的にアカウントを発行してもらえるので、情シスの対応としては削除漏れがないかというところの確認のみという形になりますね。
さらに月半ばにシャドーITや削除漏れ、ステータスの変更など細かい作業が実施できるようになったので、Josys内がきれいに保てています。導入前後で一番大きく変わったところは、総務と情シスの兼任のオペレーション化が進んだところと、月間のスケジュールに基づいて適宜管理をする体制が構築できたことです」
チーム全体での共有と引継ぎの円滑化
ーー新しいメンバーへの引継ぎはスムーズにできましたか？チーム内での知識共有の仕組みについても教えてください。
矢藤さま：「「弊社ではNotionを使用していて、全ての総務・情シス業務やキッティングの内容も全部マニュアル化しています。それを見ながら片方でJosysを開けば、すぐに業務ができてしまうという体制を1年半ほどでなんとか構築できました。個別に時間をかけずに業務ができるようになりましたね。
さらに現在では総務メンバーが入ってきた順に、情シス業務も経験できるローテーションを組んでいます。例えばAさん、Bさん、Cさんがいるとすると、まずAさんを情シスに配置して育成します。Aさんがある程度できるようになったら卒業させて、Bさんに業務を引き継ぐという形でローテーションさせていました。その結果、今は特定の担当者だけでなく、全員が一定以上の基準で使えるようになっています」
属人化の排除と心理的負担の軽減
ーー導入によって得られたメリットについてお聞かせください。
矢藤さま：「大きく3つあると思います。
1つ目は情シス業務の属人化が排除されたところです。私が実施していた作業も各拠点の総務でも見られるようになりました。
2つ目はキッティングがオペレーション化できたところです。月に5名ほど入社するので、その際に全てキッティングができるようになりました。導入前までは、入社したメンバーが私たちの作ったマニュアルに沿って本人がキッティングをするという流れだったのですが、それを全て総務側でできるようになり、メンバーは入社後すぐに業務を開始できるようになったのは大きな変化です。
3つ目が心理的負担の軽減ですね。予約機能によって月初の対応が減ったことで、だいぶ心理的な負担が軽減されましたし、有給なども取りやすくなりました。柔軟性はかなり上がり、今では誰かしらが対応できる体制も構築できているため、誰が休んでもカバーできる状態になってきました」
ガバナンス体制の強化に向けての具体的な取り組み
ーーセキュリティ対応の側面でも活用されているそうですが？具体的なリスク軽減や人事とのやりとりの変化について教えてください。
矢藤さま：「セキュリティ面では契約期間通りの業務委託者のアカウントが発行できるようになったことです。
契約開始日前に業務システムのアカウントを付与してしまうと、契約対象外の期間に機密情報にアクセス可能となるリスクが生じます。そういったことを徹底的になくせたことはセキュリティ面で大きな強化になりました。
導入前は依頼があってからすぐ対応する形だったため、早めにアカウントを発行してしまうこともありました。私は法務も担当していたので、『契約期間開始前のアカウントの発行はダメですよ』とフロントの営業メンバーに根気強く伝えたことで、早めからの稼働開始が物理的にシャットアウトできるようになったのは大きかったですね」
従業員の利用データからセキュリティ向上へ
ーーブラウザ拡張機能も活用されているそうですね。その流れを教えてください。
矢藤さま：「一斉にChromeの拡張機能を入れてくださいという形で周知して、未対応の人をひたすら追っていくという形で実施しました。現在はキッティングの際にこちらで入れるようにして、全員インストールされている状態です。
導入から定着までは約1ヶ月かかりました。
最初の段階で期限と具体的な方法を伝えましたが、作業自体かなり簡単だったため、すぐに周知はできました。未対応の人には1週間後を目安に、その後は数日おきにリマインドを行いました。ひたすらリマインドを続けたこともあり、「やらなければ」と皆さんに思っていただいたようで、皆さん対応してくれました。社長を含む上層部の方々にも導入していただきましたよ。拠点ごとに分けて互いの力を借りながら、みんなで何とか導入を進めることができました」
今後への期待と推薦度
ーーJosysのサービスを他社にお勧めしたいと思いますか？どのような企業に特におすすめですか？
矢藤さま：「10段階中10でお願いします。弊社としては非常に満足に使用させていただいていますし、自分だけでなく他のメンバーもきちんと使いやすく使えているのが大きいです。機会があれば他社様にも是非ご検討していただきたいと思います。
1人で日々戦っている情シス担当者は是非ご検討いただけたらと思いますし、業務が属人化していてその人にしかできない状況や、今後チーム化を検討している等があれば、1つのプラットフォームで管理できるようにした方がチームには最適だと思います。
今後の期待としては、ライセンス数の契約数と実際の利用状況、どれだけ無駄なのかといった部分がパッと出て可視化できるとより良くなると思います。例えばZoomのプラットフォーム内でライセンスを100持っており、その中で現状使っている数が50のみだとすると、直近数カ月の傾向を加味して『そんなに増えないので、30くらいアカウントを減らしてもいいのではないでしょうか』といった提案があったら嬉しいです。AI機能などで『このくらい削減できそうです』といった提案が出るようになれば、さらに業務が楽になると思います」
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