<導入前の課題>

• SaaSやデバイス管理が細分化されており、一元的な統括管理ができていなかった
• 管理はスプレッドシートで行われており、維持・更新が煩雑だった
• 退職者のアカウント削除漏れが発生し、不要なコストが発生していた
• 契約更新日の管理が難しく、効率的なコスト管理ができていなかった
• 担当者の異動や引継ぎの際に情報が散逸するリスクがあった

‍

<導入後の成果>

• 従業員とSaaS・デバイスの紐付け管理が可能になり、全体像の可視化が実現
• 退職者のアカウント管理が確実になり、削除漏れによる無駄なコストが解消
• 新規入社や退職の際の手続きがスムーズに行えるようになった
• 管理台帳のメンテナンス作業から解放され、業務効率が大幅に向上
• 契約管理・更新日管理が一元化され、コスト最適化が実現

‍

柔軟な働き方と点在するITツール。SaaS管理の一元管理を

株式会社シューマツワーカーは、様々な働き方を実現するために副業・フリーランスプラットフォームを提供しているスタートアップ企業です。コーポレート部門の責任者として同社のITシステム管理を担当する大橋さま、笠井さまに、Josys導入の経緯と成果についてお話を伺いました。

‍

ーー御社の組織体制について教えていただけますか？またJosysを導入いただいたきっかけと選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

大橋さま： 現在、正社員が30名弱、業務委託が30名ほどで、合計約60名の体制です。

コーポレート部門は私を含め3名で構成されており、ITシステムの管理も担当しています。ハイブリッド勤務を採用しており、全員が出社する日もありますが、基本的には柔軟な働き方を実現しています。

正社員だけでなく、業務委託の方々も多いため、ITシステムの管理は結構大変になってきました。当時からSaaSツールを多数契約しており、一部をスプレッドシートで管理していました。しかし、その状態での管理はやはり大変で統括管理まではできていなかったと思います。

‍

私は前任者から引き継いだのですが、専任のIT担当ではないこともあり、何か効率的に管理できる方法はないかと、探していました。そんな時、たまたまJosysさんが開催していたセミナーに参加したことがきっかけでJosysを知りまして、導入をすることとなりました。

別の方に紹介されたこともあったため、少し比較した後にJosysの導入を決めました。

検討する中では、特にSaaSの統合管理とスプレッドシート管理からの脱却ができると感じたことが大きかったです。具体的には、SaaSとデバイスの一元管理、アカウント管理ができる点、契約更新日まで管理できる点が非常に魅力的でした。また、導入過程でアカウント棚卸しの機会となり、シャドーITも検知できた点も良かったですね。

‍

‍

 Josysが従業員・アプリ・デバイスのデータ基盤に。コスト削減もカバー。

ーー実際にどのような場面でJosysを活用されていますか？さらに使用してみて予想外に便利だった機能はありますか？

大橋さま： 基本的な機能ですが、メンバー一覧ページを頻繁に利用しています。
例えば、『この人のメールアドレスは？』といった細かい確認も、Josysへアクセスし一元管理されたデータから検索することが習慣にすることができました。ちょっとした確認にもJosysを開けば情報が集約されているため、何を確認したらよいか迷わなくなりました。

予想外に良かった面としては、上記に加えて従業員の皆さんが普段使用されているSaaSを検知するシャドーIT検知機能が良かったと思います。どなたが、いつどんなアプリを使用しているかが専用ページに表示されるようになり、どんなアプリが使われているのかを自然と気づくことができるようになりました。

またこの検知機能は拡張機能を使っているのですが、その設定作業も全てのPCで手作業で行うことなく、自動導入（サイレントインストール）できる点に非常に感動しました。

効果を十分にするためには、やはりキッティングする時にそれぞれのPCでその設定を手動で行わないといけないと考えていたのですが、それを行う必要がないというのは大きなメリットだと感じます。

また、棚卸しをする時にも、もう使っていないアカウントを一覧で見つけることができるため、まだ残っている方を発見できたりして、削除すべきアカウントの管理・対処にも役立っています。

‍

ーー導入による具体的なメリットはどのようなものでしょうか？良ければ定性面・定量面で教えて下さい。

大橋さま：大きなメリットとして、ユーザーごとに紐づいているアプリが一元的に可視化できるため、退職者のアカウント削除漏れがなくなりました。Josysを見れば状態の良し悪しが分かるため、複雑なことをする必要がなくなったのも大きいと思います。

例えば、業務委託のAさんが契約終了となった場合、その人がSlackやGoogle Workspace、Notionなど何を使っていたかが一目瞭然です。導入前は削除漏れが生じてしまい、管理コストが発生していたかと思います。

具体的なコスト削減の観点では、業務委託が30人ほどいて、各自が平均1,000円ほどのSaaSを使っていたとすると、削除漏れにより月額3万円、年間36万円ほどの無駄なコストが発生していた計算になります。

Josysによってそれらを適切に管理できるようになりました。

特にSlackやGoogle Workspace以外の、あまり使われないサービスは忘れがちだったのでそれらの可視化は非常に役立っています。

‍

ーー定量的な効果以外に、定性的なメリットはありましたか？

大橋さま： 心理的な安心感が大きいですね。以前はスプレッドシートで管理していましたが、それだと壊れるリスクもありましたし、引き継ぎも大変でした。

3人でスプレッドシートを更新し続けるのには限界があります。

今はJosysのおかげで台帳管理の負担から解放され、業務効率が向上しました。

管理台帳をメンテナンスする作業から解放されたことで、本来の業務に集中できるようになりました。

‍

‍

より少ない工数でクオリティの高い理想の管理へ。

ーーどのような企業にJosysが適していると思いますか？

大橋さま：自社の規模感に応じてどんな部分を活用していくツールと考えるかが非常に重要だと思います。当社の場合、正社員が30名、業務委託も30名で合計60名程度ですが、この規模を管理するのは手作業ではちょうど大変になってくるところでした。

また、弊社は状況変化が激しく入退社が定期的にありハイブリッド勤務で、全員が出社しているわけではない環境だからこそ価値があると感じています。

人の出入りが多い環境、定期的に入退社がある環境、業務委託スタッフも多い環境では、このようなツールがないと管理が追いつかなくなります。

ある程度、入退社が発生する弊社のような企業にとって、特に価値があると感じています。

‍

‍

ーーもし他社にJosysを推薦するとしたら、10段階でどの程度推薦したいですか？

大橋さま： 私は極端な方なので10点満点です。

もし万が一転職をしたとしても次の職場でも導入したいと思えるほどです。とにかく業務が楽になりますから。

‍

笠井さま： 私は9点くらいですね。大人数になった場合どうなるか少し不安はありますが、この規模感ではとても使いやすいです。誰が何を持っているかがパッと見て分かりますし、調べたいこともすぐ分かります。また、「そういえばこれ持ってるんだっけ？」といった気づきも得られるのが良いですね。

‍

ーー今後Josysに期待する機能はありますか？また、3年近くご利用いただいている理由は何でしょうか？

大橋さま： 現在のところ大満足していますが、将来的には従業員ポータル機能や、アクセスレビュー機能に興味があります。

特に情シス部門だけではなく社員の皆さんも巻き込める形で棚卸しができる機能があれば理想的です。アカウント発行・削除のワークフロー機能も魅力的に感じています。

長く利用している理由は単純に満足しているからです。

アカウント管理やデバイス管理が効果的に行えていますし、仮に使用をやめたとしても最適な状態を構築して、データを全て移すといったことも非常に大変なので、管理体制ができている今の状態を維持・改善していき、継続使用することが最適と考えています。

実際に他のツールに乗り換えた知り合いから「移行作業に時間がかかって大変だった」という話を聞いていまして、今の現状が弊社の管理体制にも合っていると感じています。

使いやすいツールでもありますので、ぜひ今後も活用しきって良い管理体制を作っていきたいです。

‍

‍

ジョーシスは、SaaS管理からデバイス管理まで、企業のIT資産を一元管理するプラットフォームです。働き方改革や業務効率化が求められる現在、情報システム部門の負担を軽減し、戦略的なIT活用を支援します。詳しい情報や導入についてのご相談は、ぜひお問い合わせください。