シャドーITとは、企業のIT部門の承認を得ずに業務で使用されるITツールやシステムを指します。従業員が個人のスマートフォンやノートパソコン、または未許可のクラウドサービスを業務に使用するケースが該当します。

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シャドーITの主な例

企業内でよく見られるシャドーITの例は以下のとおりです。

• DropboxやGoogle Driveなどのクラウドストレージを使用したファイル共有
  
• TrelloやAsanaなど、IT部門の管理外で導入された業務ツールの使用
  
• 個人のメールアカウントを利用した業務連絡
  
• 私用端末（スマートフォン、PC）による業務利用（BYOD：Bring Your Own Device）
  

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シャドーITが生まれる背景

近年、テクノロジーの一般化とユーザーインターフェースの簡素化が進んだことで、従業員が使い慣れたツールを独自に導入するケースが増えています。これには以下のような要因があります。

• アクセスの容易さ
  　多くのクラウドサービスは、申請や設定不要で利用を開始できるため、IT部門を介さず導入されがちです。
  
• 業務効率の優先
  　従業員は、使いやすさや操作性を重視して、提供された公式ツール以外を選択することがあります。
  
• 働き方の多様化
  　リモートワークやBYODの普及により、個人利用と業務利用の境界が曖昧になる傾向があります。
  

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シャドーITの利点と留意点

シャドーITには、一定の利点があるため、多くの組織で日常的に発生しています。

• 生産性の向上
  　従業員が慣れ親しんだツールを使用することで、業務効率が向上するケースがあります。
  
• 新技術の柔軟な導入
  　組織が市場の変化に迅速に対応する一助となる場合があります。
  
• 従業員満足度の向上
  　個人が使いやすいと感じるツールを業務でも使用できることで、学習コストの低減と業務集中度の向上が期待できます。
  

一方で、これらの利点とともに、情報漏えい、資産管理の煩雑化、コンプライアンス違反などのリスクが存在するため、適切な対策が必要です。

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シャドーITへの対応策

シャドーITのリスクを最小限に抑えるために、以下のような対策が有効です。

• 明確なITポリシーの策定
  　技術利用に関するルールやガイドラインを整備し、組織内に周知します。
  
• IT部門の対応力向上
  　迅速で柔軟なITサポート体制を構築することで、従業員が別の手段に頼る必要性を軽減します。
  
• 従業員への教育と啓発
  　シャドーITのリスクとポリシーの重要性について、定期的な研修を通じて理解を促進します。
  
• 承認済みツールの提供
  　業務ニーズに合った正規ツールを提供し、非承認ツールへの依存を減らします。
  

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JosysによるシャドーITの可視化と管理

Josysは、SaaSおよびデバイスの管理プラットフォームとして、シャドーITへの包括的な対策を支援します。

• IT資産の可視化
  　社内に存在する全てのソフトウェアおよびハードウェアを一覧化し、非承認資産の早期発見を可能にします。
  
• 利用状況の分析
  　各ツールの利用頻度や傾向を把握し、重複や未使用ツールの特定を支援します。
  
• シャドーITの検出機能
  　Google Workspaceの監査ログやJosys独自のブラウザ拡張機能を活用し、未承認アプリケーションの使用状況を自動で検出します。IT管理者は、それらのアプリの統合・停止・制限を方針に基づいて実施可能です。
  
• アクセス制御とセキュリティ強化
  　ユーザーごとのアクセス権限を細かく管理し、重要な情報やシステムへのアクセスを適切に制御します。
  

これらの機能により、JosysはIT資産の適切な管理体制の構築と、シャドーITによるセキュリティリスクの低減を実現します。

Josysのブラウザ拡張機能を活用した、より実践的なシャドーIT検出と管理の方法については、Josys ブラウザ拡張機能によるシャドウ IT の管理をご参照ください。

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まとめ

シャドーITには一定の効果がある一方で、企業全体のセキュリティや運用効率に大きなリスクをもたらします。これらのリスクを把握し、的確に管理することが、持続可能なIT運用には不可欠です。

Josysは、ソフトウェア・ハードウェアの資産管理、ライセンス・アクセス制御を一元化することで、シャドーITへの対応を支援します。
セキュリティと業務効率の両立を図るために、Josysの導入をご検討ください。