シャドーITとは、IT部門によって許可または管理されていないソフトウェアやアプリを使用することを指します。これは既存のIT環境に制限がある場合や、ビジネスニーズを迅速に解決するためにアプリが必要な場合に発生します。一見すると安価で簡単な解決策に見えるかもしれませんが、予想以上にコストがかかることがあります。

シャドーITは予期せぬライセンス料金、追加のサポートや保守コスト、さらには潜在的なセキュリティリスクを引き起こす可能性があります。これにより、組織の成長、予算、全体的な健全性に影響を与える可能性があります。

IT予算への影響

シャドーITは、従業員がITの監視や介入なしにライセンスにアクセスしたり購入したりすると、IT予算に負担をかけます。IT部門が以前に一括購入して割引を受けていた場合、組織は購入を重複させて過剰支出し、予算に影響を与えます。また、従業員が購入費用を経費として処理し、IT部門の承認を得ない場合、経費の追跡が困難になります。予算に大きな影響がある場合、重要なプロジェクトが危険にさらされる可能性があります。

JosysのようなSaaS管理プラットフォームは、シャドーITの予期せぬ経費に対処するのに役立ちます。Josysは、全てのアプリの管理を中央集権化するだけでなく、従業員が組織全体で使用しているSaaSアプリケーションへのアクセスを発見することもできます。これにより、IT部門が知らなかったシャドーアカウントを明らかにします。ITによって提供されていないアプリにアクセスしている従業員を特定することで、組織はソフトウェアコストを正確に予算化し、SaaS環境をより良く管理できます。

例えば、LIGHTz株式会社は、IT資産の管理とセキュリティの確保に支援を必要としていました。彼らはJosysを使用してこれらの問題を解決し、ソフトウェアとハードウェアの追跡を簡素化し、データ転送を支援し、自動セキュリティ更新を提供しました。Josysを導入した後、LIGHTzは台帳管理が容易になり、セキュリティが向上し、クラウドサービスのコストと契約に対する見通しが明確になりました。

さらに詳しいシャドーITの発見と管理方法については、Josys ブラウザ拡張機能によるシャドウ IT の管理をご参照ください。Josysの拡張機能を活用することで、より正確な可視化とコントロールが可能となり、予期せぬコストの削減やセキュリティリスクの軽減に役立ちます。

生産性と機会コスト

シャドーITは生産性にも悪影響を与える可能性があります。異なる許可されていないツールが使用されると、ITに混乱を招く可能性があります。従業員が新しいアプリを購入する前に適切なIT承認を得ない場合、IT部門は既存の技術スタックとの互換性問題を特定し解決するためのリクエストに追われ、意味のあるプロジェクトやイノベーションに投資することができなくなります。

許可されていないソフトウェアを使用すると、組織が成長し、データを長期的に安全に保つために役立つ標準化されたプロセスや技術を採用することが難しくなります。

対策戦略

シャドーITに対処し、組織のリソースを保護するための実用的な戦略をいくつか紹介します。

• SaaS管理ツールの導入：Josysのような包括的なSaaS管理プラットフォームを導入して、組織のソフトウェアポートフォリオの可視性と管理を強化します。資産追跡、ライセンス管理、および使用分析を使用して、シャドーITアプリを効果的に発見および管理します。
• ITアプリポリシーの策定と従業員トレーニング：新しいアプリケーションを購入および使用するための承認プロセスを明確に記載したポリシーを策定します。次に、従業員にシャドーITの危険性とITルールの遵守の重要性を教えるトレーニングを開催します。
• 財務予測と計画：シャドーIT関連のコストを組織の財務計画に含め、予算上の問題に備えます。

結論

シャドーITは、組織に多くの隠れたコストと問題を引き起こし、長期的な持続可能性と成長を損なう可能性があります。しかし、Josysのような効率的なSaaS管理プラットフォームを導入してソフトウェアをより良く管理することで、組織はより効率的に作業し、財政的に安定した状態を保つことができます。

シャドーITがあなたの予算を圧迫し、成長の可能性を阻害するのを防ぎましょう。今日からJosysを活用して、組織を強化しましょう。今すぐデモをスケジュールして、JosysがどのようにIT管理を変革し、成功を促進するかをご覧ください！

本記事は英語版の記事を翻訳して作成しております。