今回のジョーシス ラーニングでは、Notion Labs Japan合同会社の生垣さん「Notionを活用した組織全体の情報の一元管理」をテーマに、Notionの活用についてお話をしていただきました。当日の様子を前編・後編の2回に分けてお伝えします。

前編では、Notionの会社概要といった基本的な情報や解決できる課題、活用事例をご紹介します。後編では、ラクスル株式会社 取締役CTOの泉とのNotionの導入と活用方法に関するディスカッションや、よくあるQ&Aについて解説します。

＜スピーカー＞
生垣 侑依｜Notion Labs Japan合同会社　Head of Sales, Japan

Notionとは

前半ではNotionについて、会社概要を含めて説明いただきました。Notionの企業概要や特徴のほか、ジョーシスとしてのミッションについても取り上げることで、Notionを活用して何ができるのか、ということをイメージしやすくなっています。

Notionの概要

生垣さん
Notionは全ての情報をオールインワンで管理ができ、かつユーザーの皆さんそれぞれが柔軟にカスタマイズできるツールです。
Notionはサンフランシスコに本社を置くSaaSの企業で、世界で2000万人以上の方々に現在使っていただいています。日本国内でも既に多くのユーザーに使っていただいており、ユーザーのコミュニティも非常に強く、日本各地で活発にユーザーのコミュニティが立ち上がっています。

昨年10月には、企業評価額としては100億ドル（約1.5兆円¹）に達しました。日本は特に強化していきたい国として、昨年Notionの日本語ベータ版と今年の5月にはNotionのAPIの正式版を公開しています。
¹ 為替は2022年10月現在

Notionのミッションはユビキタスを実現

生垣さん
今回の「それNotionでいいんじゃない？」に一番重要なのが私達のミッションですが、皆さんが思い描いたソフトウェアを自由自在に組み立て、より多くのことを実現いただく。
要するに、コードが書けない方でもNotion上で実現したいことを自由に実現していただけるツールにしたい、といったことをミッションとして考えています。

誰もが思い描いたソフトウェアを自由自在に組み立てて、世界がより多くを実現できるようにする、そんな世界をユビキタス（どこにでもある）にしたいとNotionは思っています。皆さんが実現したいことをNotionというソフトウェアを使って実現いただける世界観でビジネスやプロダクト展開をしています。

日本でのNotionの導入

さまざまな場面で活用できるNotionは、企業はもちろん大学での普及率も高いと生垣さんは言います。また、Notionの大きな特徴とも言えるコミュニティについても説明していただきました。

Notionを導入している日本の企業

生垣さん
日本では、NTTコミュニケーションズさんやサントリー食品インターナショナルさん、SOMPO Light Vortexさん。また全社的に使っていただいている会社ではサイバーエージェントさん、スマートニュースさん、今日ご紹介をいただくラクスルさんにもNotionを全社的にご活用いただいています。

急成長しているスタートアップではTakramさん、10Xさん、ABEJAさんなどに全社的にご活用いただいており、日本でも多くの企業様に広がっています。

＜日本でのNotion導入企業の例＞

実際に使っていただいている方からの第三者評価として、ITreviewというレビューサイト上でNotionはチームコラボレーションのセグメントにおいて、満足度No.1をいただいています。チームコラボレーションを提供している会社のなかでは満足度、認知度とも右上にあるリーダーとして位置づけいただき、非常に高い評価をいただいています。

日本でのNotionの活発なコミュニティ

生垣さん
先ほど「日本のコミュニティがすごく活発です」とお伝えさせていただきましたが、世界中でNotionが大好きなユーザーや熱狂的なファンの皆さんがコミュニティを作り、勉強会をしたり交流会をしたりと、ユーザーからボトムアップで広がっています。

一般的なソフトウェアですと、トップダウンで導入し、その後社内の中でトレーニングをするため、教育コストや時間がかかるといった点が課題としてあがりやすいのですが、Notionはユーザーの皆さんが「使いたい」という思いから広がっているところがプロダクトの特徴としてあります。

日本でもコミュニティを中心にユーザーの利用が広がり、北は札幌、南は福岡と多くのコミュニティが日本で立ち上がっています。

TwitterでのNotion好きの集い

生垣さん
Twitterでも日本語の「Notion好きの集い」というコミュニティがあります。今年立ち上がったコミュニティページですが、既に2800人の方々が参加をしています。「こんな使い方をしてみたらすごくいいよ」といった、参加者同士でさまざまな成功事例などを共有いただいているので、ご興味ある方はTwitterのコミュニティにも参加していただけるとよろしいかと思います。

日本の大学でNotionの活用の普及

生垣さん
日本のなかでは大学での活用が非常に進んでおります。これは早稲田大学のNotion研究会のTwitterですが、大学機関でもご自身の授業の管理、教授と生徒の宿題やクラスの管理を中心に学生の中でも広がっていて、昨年と比較すると1.7倍の学生の方にお使いいただいています。

Notionが解決する課題

生垣さん
最近は便利なツールが沢山あり、それらを取り入れることが社員の生産性を上げるために非常に重要なポイントになっています。ただ、ツールが増えすぎてしまうと、各ツールに情報が分散するという点が課題の一つとして考えられます。

また、リモートワークに対応する上でで、しっかりドキュメントとして情報を残し、組織のなかに蓄積することも大切です。しかし、急激にリモートワークに切り替えていくと、組織の中でのドキュメント文化が進まず、情報がなかなか蓄積できないという課題を抱えてらっしゃる企業さんも多いのではないでしょうか？

このように情報が一元化できないことで、社員1人ひとりやチームの生産性が落ちることも課題として伺っています。

具体的には、各チームで使うツールがバラバラで情報を探すのに時間がかかったり、ドキュメントが人に依存し、知識や情報が属人化したりします。また、チャットツールでさまざまな情報交換や日々のコミュニケーションをするが、チャットツールだと情報が流れてしまう課題を抱えていらっしゃる企業様も多いのではないでしょうか？

Notionで出来ること

企業様が抱えている課題に対して、Notionは何ができるのか、「すべての情報をオールインワンで」の観点から3つに分けて説明いただきます。

全ての情報をオールインワンで管理し、ストックすることが可能

生垣さん
1点目は情報管理です。会社のWiki、チームWikiのようなサイトを持ちたい／持っている会社が多いのではないでしょうか。これもNotionで作れます。ドキュメント、メモ、プロジェクト管理など、組織の中でストックされる情報もオールインワンで管理できます。

これまでWikiは会社のポータルサイト、プロジェクト管理はプロジェクト管理に特化したアプリケーション、ドキュメント管理はドキュメント管理に特化したアプリケーションのように、3つの目的だけでもさまざまなアプリケーションを行ったり来たりする必要がありました。Notionのプラットフォームでは、オールインワンで管理できます。

200以上のアプリとの連携が可能

＜500以上のアプリをNotion内に埋め込み可能＞

生垣さん
2点目はさまざまなアプリケーションとの連携です。オールインワンとお話ししましたが、すべての方の業務をNotionだけで完結できるわけではありません。Notionでも、各部門に特化したツール、例えばデザイナーチームはFigmaを使ったり、エンジニアチームはGitHubやJiraを使ったりします。

こういった各部門がその業務を行うために必要なツール群とNotionを繋げることができます。

例えば、各ツールのアカウントの権限を持っていない別部門の方でも、デザイナーチームのページにいけばfigma上で作っているデザインが見れたり、エンジニアのページでは開発しているプロダクトのJiraのステータスを確認できたりと、Notion上で状況を把握することが可能です。各部門が部門最適で使っているツールも、Notionで部門を跨いで情報連携できるようになっています。

例えば、GoogleマップのリンクをNotionに埋め込むと、Notion上ででGoogleマップを動かすこともできます。

先ほど例に出したFigmaの連携もデザイナーが現在進行中のページのURLを貼り付けると、ライセンスを持っていない方々もデザインの状況をNotionで見ていただけます。

Webサイトの構築

生垣さん
3点目はWebサイトとしての活用です。Notionは特定のページを外部に公開設定することで、Webサイトとして使っていただくことが可能です。実際にNotionの公認アンバサダーに作っていただいた「Notionで作られた企業サイト事例集」があり、最近はスタートアップの企業の皆様を中心に、Notion上で採用サイトを作ることが活発に行われています。

「Notionを使った採用サイト50選」というブログがあるのですが、例えばYOUTRUSTさんの採用ページはNotonで作成されており、すごく素敵な採用ページになっています。スライドを埋め込むこともできますし、画像やメッセージなども好みにレイアウトし、入れていただくことも可能です。

このように3つのポイント、オールインワンで情報をストックしておくことができる、さまざまなアプリと繋がることができる、そしてWebサイトも構築できるのがNotionでできることの一例です。

デモとお客様事例

Notionでできることを理解したうえで、実際にどのように使うのか、6つのポイントにわけて説明していただきました。また、事例はデモンストレーションに近い内容のものを取り上げているため、視聴者にとってもイメージしやすいものとなりました。

1. サイドバー設定で情報収集しやすく

生垣さん
1点目のポイントは、Notionは左側のサイドバーを活用して社内の情報を綺麗に整理することが可能です。

Notionには大きく3つのセクションがあり、社員の皆さんが見ることができる全体に共有されたセクションを「ワークスペース」と呼びます。（現在は「チームスペース」という名前に変更となっています）1on1など特定の人達だけでシェアしたいドキュメントを格納しておくシェアというセクション、そして自分のメモなどを管理し、自分だけが見ることができる情報を整理できるプライベートのセクションがあります。

ワークスペースに全社で見るイントラサイトや、全体のプロジェクトを管理しているページ、各チームのページが左側に羅列されます。これらを開くと、イントラサイトの中にどんな情報が入っているのか、各ページの項目をツリー構造で閲覧できるため、情報を整理して格納していただけます。

2. 統一された社内ポータル

生垣さん
次に、統一された社内ポータルサイトをどのようにNotionで作るのか、をお話しします。

会社のポータルサイトは、全社員に必要な情報や会社の最新情報、今年の全社目標、社員一覧などの情報が公開されています。このような会社のガイドライン、ポリシーなどもイントラサイトに作成することで、新しく入ってきた中途社員の方でも、このページで手軽に確認することが可能です。

社員向けのQ＆Aは、社員が何か質問があったときに、質問を投げてみんなが答えてくれたものをデータベースの形式として使っていただけます。他の方が質問している内容を自分も閲覧できるため、社内での情報の透明性が進み、知りたい情報をスピーディーに見つけ、自分の仕事を効率よく進められます。

このようにして全社のイントラサイト、ポータルサイトをNotionで作成することができます。

3. チーム全体でタスクを共有する

生垣さん
3つ目はタスク共有についてです。まずはタスク管理、プロジェクト管理のデモを見ていただきます。Notionではデータベースを活用し、タスクを全社でまとめて管理できます。社内全体のタスクの見える化を進めることができ、一つのデータベースをさまざまな観点から確認できるため、管理しやすくなっています。

例えば、先ほどタスクとの一覧が並んでいましたが、担当者別にタスクのタイムライン別にガントチャートで見ることが可能です。ガントチャートは、これまでExcelを作って加工して作成するため手間がかかっていたと思いますが、Notionであればビューを切り替えるだけで簡単に確認できます。

このようにタスク別や人軸、またはタスクの完了有無などがわかりやすく、全体的なタスク、チーム、プロジェクトごとの進捗管理が可能です。

例えばこちらのビューでは、プロジェクトごとに現在進行中のタスク、そして完了しているもの／していないものを見られます。
会社全体のタスクを一つのページで管理するため、それぞれの部署や役職の方が見たい軸で確認可能です。このように管理することで全社的な見える化にもつながります。

4. ナレッジを一か所に集めるドキュメンテーション

生垣さん
4つ目は「ナレッジを1ヶ所に集めるドキュメンテーション」というポイントについてお話しします。

先ほどご紹介したタスクと同様に、社内のドキュメントを一つのデータベース上に管理することで、社員がドキュメントを探したいときにフィルターを活用し、検索できます。例えば、法務部門に新しく入った方がいた際には、フィルターを活用することで、法部部門のオンボーディングのドキュメントを簡単に見つけることができます。

また、全社でドキュメントを共有することで、AチームでもBチームでも同じようなドキュメントが作られていた、といった重複も防止できるかもしれません。

ドキュメントの活用事例として、サントリー食品インターナショナルさんのものを確認してみましょう。サントリー食品インターナショナルさんはグッドパッチさんと共同で作っているプロダクトがあるのですが、2社で共同のNotionワークペースを作成し、カレンダー上にミーティングの議事録を管理する方法をとっています。ドキュメントを一元的に管理し、外部のパートナーさんとも一緒に情報管理を行うことが可能です。

5. オープンで整理された会議メモ

5つ目に会議メモの管理を見ていきましょう。

生垣さん
Notionでは、議事録も全社で管理できます。Notionのデータベースは、議事録を登録をするときにテンプレートを呼び起こせることが大きな特徴です。

例えば、お客様とミーティングをし、議事録を残す場合には「顧客コール」という議事録を選択します。すると、背景・ノート・アクションアイテムといった議事録の項目が自動的に作成されます。

このフォーマットを活用することで、社員全員が同じフォーマットで情報を残せるようになります。また、ドキュメントと同様に参加者別、参加有無といった軸での確認が可能です。他のチームの議事録や自分が参加できなかったミーティングの議事録を簡単に見つけられるため、非同期でも仕事しやすい環境を作れます。

6. チーム毎にカスタマイズされたWikiページ

生垣さん
最後のポイントは、チームごとにカスタマイズされたWikiページについてです。

ここまで会社のイントラサイトや、会社全体で管理しているタスクやドキュメントのページを見ていただきました。これらの情報を活用し、チームごとのページを設けることで、チームの体制や特徴に沿ったページを作れます。

例えば、法務部門では、法務部での情報を連携するために、法務に特化したページを作ることで、更にチームの中での連携を高めていただけます。

法務部門のページでは、ミッションや出社のルール、ガイドラインが確認できます。また、ドキュメントや議事録は、法務部門に関わるものだけを切り出した状態で見ることが可能です。

このようにして、全社で管理しているものと同じデータベースや情報をチーム内に落とし込み、情報を活用することで、チームの中での連携もより高めていくことができます。

ガバナンス

生垣さん
全社的にNotionの利用が進む際に、ガバナンスが気になると思います。管理の観点では、Notionはエンタープライズのバージョンを使っていただくと、SAMLのシングルサインオン、SCIMのプロビジョニングが可能です。

このほかにも、必要なときにログを取得できる「監査ログ」、新しいNotionが勝手に作成されないような「ドメインクレーム」を適応することもできます。セキュリティも管理者が個別に設定できるため、状況に応じて変更しやすいでしょう。

例えば、ページの外部公開を禁止するといった、各社が持っているツールの運用ポリシーに合わせたセキュリティ設定がNotionでは実現できるのです。

SaaS導入時のセキュリティとガバナンスの観点も重要です。SaaS管理におけるITガバナンスのポイントは、ITガバナンスの強化：SaaS管理による統制とコンプライアンス対応で詳しく紹介しています。

まとめ

今回はNotionで組織の情報を一元管理するにあたって、Notionの概要から解決できる課題、具体的な活用事例を紹介しました。後半では、ラクスル株式会社 取締役CTO 泉とのディスカッションの様子をまとめていますので、あわせてご覧ください。

【後編はこちら】