導入前の課題

• 全社でSaaSを多数導入しており、管理業務の負担が大きい
• 会社の成長に対して、従業員ごとのデバイス管理が追いついていない
• スプレッドシートによる管理が煩雑化し、必要なときに欲しい情報が得られない

導入後の効果

• 退職者の不要アカウントの割り出しとステータス変更を容易に行えるようになった
• 貸与デバイスの在庫管理について理論在庫と物理在庫のずれがなくなった
• 誰がどのデバイスやSaaSアカウントを所有しているか即座に把握できるようになった

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デバイスの在庫管理に掛かる工数を大幅に削減！従業員ごとの所有アカウントを一元化によりシャドーITを防止

「質の高いIT教育を、すべての人に」のミッションに掲げ、一人ひとりに寄り添ったIT教育サービスを提供する株式会社SAMURAI。プログラミング教育を通してイノベーターを輩出することで、「世界平和の実現」という大きなテーマに挑戦しています。

同社では、自己実現型組織運営に注力し、雇用形態やライフスタイルにとらわれないフレキシブルな働き方をサポート。SAMURAIという環境を通じて社員が自己実現を果たせるよう福利厚生制度も充実しており、組織の成長にあわせて着実に社員を増やし続けています。

2023年で8期目を迎え、なお成長を遂げる同社では、デバイス管理の複雑化・煩雑化が課題になっていました。その課題解決のためになぜJosysを選んだのか、導入後にどのような成果が得られたのか、情報システム部門担当の竹村寿志様にお話を伺いました。

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事業成長によりSaaS導入数が増え続ける中、スプレッドシート管理が限界に

ーーJosys導入前の課題についてお伺いしてもよろしいでしょうか。

竹村さま

当社では、現在数多くのSaaSを導入しているのですが、管理が煩雑になっていたので、どうにか効率化したいという声が社内であがっていました。

元々、私が入社する以前は他の管理ツールを使っていたらしいのですが、うまく管理ができていなかったんです。組織はさらに成長することが見込まれているので、将来的なリスクも鑑みると、このままではいけないといった危機意識は、上層部も含めた共通認識としてありました。

そこで一度すべて整理したいということで、Josysの導入に至りました。

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ーー具体的にはどのようなシーンで問題が発生していたのでしょうか。

竹村さま

例えば、従業員が新しく入社した際であれば、SaaSのアカウントは必ず作成しますよね。アカウントを発行しなければ何も業務ができないので、基本的に漏れることはありません。

一方、退職する際は、アカウントを削除し忘れることも多かったんです。

こうした状況が常態化してしまうと、シャドーITの発生リスクもありますし、監査で指摘されることになります。こうしたリスクを回避するためにも、Josysでアカウント管理が容易に行えるというのは大きなメリットでした。

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ーーJosysを導入して大きく変わったことはありますか。

竹村さま

Josysを導入したことで、登録されているSaaSアカウントが可視化されるようになり、退職済みアカウントの早期発見にもつながりました。一人の従業員に対してデバイスとSaaSの両方を管理できる点も、業務効率化に有効だと感じます。やはり、従業員ごとに何のサービスを使っているかが、一目でわかるのがいいですね。

Googleスプレッドシートですべてのアカウントを管理するというのは、手間と効率を考えると、正直現実的ではありません。やろうと思えばできなくはないけれども、もし将来的に自分の業務を引き継ぐとなった場合に、その後任がきちんと運用してくれるかといえば、おそらく難しいのではないかと感じました。

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ーーJosysでよく使う機能はどういったものがありますか？

竹村さま

ITデバイス・SaaS管理と、メンバーの一元管理ですね。Josys上で把握できる理論在庫と、実際に倉庫で把握できる物理在庫の数がすぐにわかる点が役立っています。例えば「今、会社にMacBookが何台あるか？」という質問にも即答できます。

理論在庫と物理在庫の数も、限りなく100％に近い精度で合っているので、わざわざ倉庫にいって在庫を数える必要がありません。

Josys管理画面のUIも非常に優れていて直感的に操作できるので、一度使ったらスプレッドシートには戻れないですね。

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ーーJosysを運用されるうえで、意識されているポイントはありますか？

竹村さま

当然ながら、ツールを導入するだけで何でも解決するわけではありません。例えば、退職時に返却されたデバイスの処理などは、情シス側で対応する必要があります。

返却された際にJosys上で該当デバイスのステータスを変更しなければ、理論在庫と物理在庫の数が合わなくなってしまいます。

こうした部分は、Josysであってもスプレッドシートであっても、人間の手が必要な部分なので、漏れなく対応するように心がけています。

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自由度が高く、柔軟なオペレーションを構築できる点が大きなメリット

ーーお話をお伺いして、社内のオペレーションとプロダクトの両軸が重要であると感じました。そうした面で貴社が管理を徹底できている秘訣を教えてください。

竹村さま

私は以前、データセンターのオペレーターとして働いていました。。そうした経験からルーティンワーク（定型業務）を運用に乗せるといったことは、割と自然に行えますね。

私の場合はこれまでに培ってきた経験からオペレーションの構築は得意ではありますが、一方でそうした経験がない方ですと、「ツールを導入したのは良いけれどうまく行かない」といった課題に直面しやすいかもしれません。

こうした課題や悩みをお持ちの情シス担当者にアドバイスをするとしたら、とにかくJosysを見る習慣を付けることですね。その際、自分だけではなく、なるべく周囲や組織を巻き込むことが有効です。

例えば、最低限月一回は定例会を設けるなどして、関係者間でJosysを見ながら議論することも大切です。特に従業員の入退社に関する議題は、何かしらの会議で行われると思うので、そうした場面で積極的にJosysの使っていくことがおすすめです。

はじめは多少無理矢理でも良いので、Josysを使うことを組織文化として定着させていくように働きかけることが大切ですね。とにかく周りに、Josysの存在を知ってもらうことが第一歩かと思います。

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ーー周りを巻き込む姿勢は大切になりますね。最後に、Josysが期待していたよりも良かった点や、逆にイマイチだった点があればお聞かせください。

竹村さま

良かった点としては、ITデバイスの項目追加が自由にできる点ですね。WindowsとMacといったOSの絞り込みなども瞬時に行えます。その他にも、任意の項目を自由にカスタムできるので、自分達の運用にあわせて柔軟に設定できるのが助かっていますね。

Josysは、ユーザー側のかゆいところに手が届くような設計になっていますし、使い始めたころよりもどんどん便利になっています。情シス担当としては、まさに手放せないツールですね。

一方、柔軟性の高さは、かえって運用が進まない要因にもなりえるのではないかと危惧しています。私の場合は、過去のオペレーターとしての経験があるため、どのようなオペレーションにすべきかイメージできますし、それに対してJosysのどの機能を活用すれば良いかが触っているうちに理解できます。

しかし、どのようなオペレーションが良いかイメージを持てない場合は、Josysをどのように活用すべきかがわからず、思うように業務効率化が進まない可能性も出てくるかもしれません。

企業の情シス担当者は、中小企業やベンチャーであれば、一人ですべての業務を担うケースも多いかと思います。そのため、なかなか情報を外から持ってこれなかったり、課題に対する解決策を持ち合わせておらず、ノウハウが溜まりづらいといった課題を感じるケースもあるのではないでしょうか。

そういった場面で、Josysのヘルプデスクなどのサポート体制がとても重要だと思います。わからないことや、自社が実現したいオペレーションに対して具体的なアドバイスがあると相談しやすくなると感じますね。