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株式会社ファンコミュニケーションズ様
コーポレートIT部 部長 山中 様

インターネット関連事業を展開する株式会社ファンコミュニケーションズ。組織変更や人員異動が続くなか、同社のコーポレートIT部門では、部門ごとに分散したSaaS管理と、入退社・異動のたびに発生する手作業の運用が大きな負荷になっていました。

SlackでSaaSの要否を確認しても返ってくるのは「使います」の一言。利用実態が見えなければ、減らす・残すの意思決定もできない。そんな状態から、Josysを活用した棚卸しと管理の仕組みづくりによって、不要ライセンスの大幅削減を実現。重複していたグループウェアの片方のライセンス数も半減し、SaaS・ID・デバイスを戦略的に管理する“攻めのコーポレートIT”への転換を進めています。

今回は、コーポレートIT部 部長の山中様に、導入の背景と変化、そしてこれから目指す管理の姿について伺いました。

■ “使う側”を知るからこそ見えた、コーポレートITの役割

── まず、山中様の現在の役割について教えてください。

山中様： 現在は、エンドポイントやセキュリティ、SaaS管理、それに伴うID管理などを横断的に見ています。以前は、部門ごとに使っているツールをそれぞれで管理するような縦割りの状態だったのですが、会社としてきちんと管理していこうという流れのなかで、そこを整えていく役割を担っています。

もともとは事業側のエンジニアだったので、“使う側”の感覚を持ったまま情報システムに入れたのは大きかったですね。ユーザー部門が何を考えているのかが分かるので、「現場はこうしたい」「でも会社としてはこう管理したい」という間をつなぐ役割はしやすかったと思います。

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■ 組織変更のたびに膨らんでいた、入退社・異動対応の負荷

── 導入前、特に負荷が大きかった業務は何だったのでしょうか。

山中様： 一番大きかったのは、入退社や異動への対応です。特にここ数年は大きめの組織変更が立て続けに起きていて、そのたびにいろいろな準備を手作業で進める必要がありました。

対応そのものが一つのイベントになっていて、都度かなりの工数がかかっていたと思います。限られた人数で回していたので、こうした定常業務に時間を取られ続ける状態は、やはり大きな負担でした。

一方で、昨年はメンバーが1人減ったタイミングでも運用を大きく崩さずに回すことができました。振り返ると、それは少しずつ仕組み化を進めていたからだと思っています。

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■ 「把握」だけでは足りない。欲しかったのは“意思決定に繋がる棚卸し”

── Josysを検討されたきっかけは何だったのでしょうか。

山中様： 最初にJosysのお話を聞いた時は、シャドーITの管理という文脈でした。ただ、その時点では正直、「把握した後に何をするのか」が見えなかったんです。見えるようになっても、その次のアクションにつながらなければ、導入の意味を描ききれませんでした。

その後、棚卸し機能が出てきて、「これはまさに自分たちが求めていたものだ」と感じました。部門ごとにばらけていた管理を統合し、コストにもアプローチできる。しかも、“なんとなく使っているらしい”ではなく、意思決定の材料として使える形で情報を集められるのが大きかったですね。

導入を決める前には、自分たちでも小さく試していました。ちょうど一部SaaSの更新タイミングに合わせて手作業で棚卸しをしてみたところ、実際に削減余地があることが分かったんです。そこで「これは仕組みとして回せば、もっと効果が出る」と手応えを持てたことが、導入の後押しになりました。

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── 導入前は、どのように棚卸しを行っていたのですか。

山中様： 基本的にはSlackのグループやチャンネルで対象者に確認していました。ただ、そこで返ってくるのは「使います」という回答が多くて、実態と必ずしも一致しないんです。レスポンスを見ていると、“何となくYesを返しているだけでは”と感じる場面もありましたし、利用者本人は使いたいと思っていても、管理する側の視点ではそこまで必要でないケースもある。逆のパターンもありました。

つまり、「使いますか？」「使います」だけでは、本当の利用実態は見えないんですよね。だからこそ、確認の仕方そのものを変える必要があると感じていました。

Josysを使い始めてからは、棚卸し依頼が個人にチャット通知で届くので、全体に投げるよりも自分ごととして認識されやすくなりました。必要な人に必要な確認を届けられるので、回収の効率も上がりましたし、棚卸しそのものを運用に乗せやすくなったと思います。

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■ 重複していたグループウェアの片方の不要ライセンスを大幅削減。

── 実際にJosysを導入して、どのような成果がありましたか。

山中様： 一番大きかったのは、「本当に必要なIDはどれか」を判断できるようになったことです。特に大きかったのが、重複していたグループウェアの見直しでした。

当社ではGoogle WorkspaceとMicrosoft 365を併用していたのですが、「本当に全員に両方必要なのか？」という疑問がありました。Josysの棚卸しアンケートに加えて、実際の利用ログも見ながら判断していった結果、重複していたグループウェアのうち片方のライセンス数は半分まで絞り込むことができました。

もちろん、利用部門から「やっぱり使いたい」という声が出ることもあります。そこでベンダーさんと連携して、必要な分をすぐ追加できる体制を整えました。そのため、余裕を持ちすぎた状態で備えておく必要もなくなりました。半年ぐらい経ちますが、追加したライセンスは数個程度になります。削除後の仕組みを見直したことで、不要ライセンスを大きく減らしてからキープできるのはのは非常に大きい成果だと思います。

ほかにも、一部で利用しているID管理基盤やミーティングツールなどでも同様に見直しが進みました。単に“見える化した”だけではなく、“減らす・残すの意思決定ができる状態”まで持っていけたことに価値を感じています。

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■ 目指すのは、SaaS・ID・デバイスがつながる管理基盤

── 今後、Josysに期待していることを教えてください。

山中様： まずは、SaaSだけでなくIT資産全体をJosysに集約していきたいです。最終的には、Josysを見れば常に正しい状態が分かるようにしたい。退職者の消し忘れや、端末ステータスの更新漏れにも気づけるような世界観を目指しています。

さらにその先では、ID管理をもっと戦略的にやっていきたいですね。誰が何を持っていて、どんな権限を持ち、異動後も本当にそのままでよいのか。そうした状態をルールとして管理し、ズレがあれば気づけるような仕組みを作りたいと考えています。

SaaS管理も、デバイス管理も、突き詰めるとID管理につながっていくと思っています。誰に何を持たせるかを戦略的に管理できて初めて、無駄のない運用や適切な権限管理が実現できる。その意味でも、この領域はこれからのコーポレートITにとって重要なテーマだと考えています。

最近はAIツールの管理も新しいテーマです。ClaudeやGeminiのように、ライセンスだけでなく利用状況まで見ていく必要があるサービスが増えています。誰に渡すべきか、使っていないものをどう回収するか、適切な使い方ができているか。こうした新しい管理のあり方にも、今後期待しています。

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■ “攻めのコーポレートIT”への転換は、採用にも表れた

── こうした変化は、チームづくりにも影響していますか。

山中様： ありますね。受け身で依頼を処理するだけではなく、仕組みを作って会社を前に進めるコーポレートITを目指す。そうした考え方を明確に打ち出したことで、採用にも良い影響が出ていると感じています。

実際に今年は、その考え方を反映した形で採用の募集要項を出したところ、すぐに良いメンバーに出会うことができました。情報システム関連の仕事が、単にPCの設定や日々の依頼対応だけではなく、会社の意思決定や業務変革を支える役割だと伝わると、そこに魅力を感じてくれる人が集まりやすくなるのだと思います。

攻めのコーポレートITへ変わることは、社内の業務改善だけでなく、組織づくりの面でもプラスに働いていると感じています。

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■ 情シス担当者へメッセージ。「仕組みで解決できることの着手を遅らせる理由はない」

── 最後に、同じような課題を抱える情シス担当者へメッセージをお願いします。

山中様： 情シスやコーポレートITの立場って、意思決定しなければいけない場面がすごく多いと思うんです。そのためには、意思決定の材料として使える情報が整っていないといけません。

これまで言われるがままで進めていた業務も、環境を変えれば自分たちからアクティブに動けるようになります。「仕組みで解決できることの着手を遅らせる理由はない」というのが率直な思いですね。

全部の条件がそろってから検討しよう、では遅いと思います。まずは自分たちで試してみる。そこで効果が見えたなら、迷わず仕組みに投資した方がいい。受け身ではなく、攻めのコーポレートITに変わっていくための一歩として、こうした取り組みはとても意味があると思います。

また、これまでのやり方に囚われず、新しいコーポレートITの価値を作っていくことも大事だと感じています。受け身で要望を受けるだけではなく、自分たちから仕組みを変えていく。その変化が、組織の魅力や、そこで働く人のやりがいにもつながっていくのではないでしょうか。

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