従業員のオンボーディング（入社プロセス）が新しい章の始まりとしてよく祝われる一方で、オフボーディング（退職プロセス）は後回しにされがちです。この見落としは高くつくことがあります。オンボーディングプログラムは、良い第一印象を作り、必要なシステムへの迅速なアクセスを提供し、新入社員に会社について教育するように設計されています。対照的に、オフボーディングプロセスはしばしば不十分であり、IT部門は退職する従業員の処理に追われることになります。

体系的なオフボーディングプロセスの欠如は、ITリソースに負担をかけ、データセキュリティや業務効率にリスクをもたらします。従業員は退職時に会社のシステムやプロセスについての広範な知識を持っています。適切なオフボーディング手続きを欠くと、組織のセキュリティや機能的整合性にギャップが生じる可能性があります。これはビジネス運営の継続性と保護を確保するために解決すべき重要な問題です。

従業員オフボーディングにおける主な課題

• アプリケーションアクセスの無効化

オフボーディング時の主な懸念の一つは、会社のデータセキュリティを確保することです。これには、退職する従業員のさまざまな会社アプリケーションやシステムへのアクセスを迅速に無効にすることが含まれます。このプロセスの遅延や見落としは、不正アクセスやデータ漏洩の可能性を引き起こすことがあります。

• ライセンスの再割り当て

もう一つ重要な側面は、ソフトウェアライセンスの管理です。従業員が退職する際に、さまざまなツールやアプリケーションのライセンスを他のチームメンバーや新入社員に再割り当てすることができます。これを効率的に管理することで、リソースの最適化が図られ、コスト削減にもつながります。

• デバイスインベントリの管理

ノートパソコン、モバイルデバイス、その他の機器などの物理的な資産は、回収して再配布の準備をする必要があります。これらの資産を追跡することは、正確な在庫を維持し、損失や誤配を避けるために重要です。これは会社にとって高くつく可能性があります。

見落とされがちなシャドーITは、退職者のデバイス管理不足によって生じるリスク要因の一つです。これを理解し対策することは非常に重要です。シャドーITのリスクと具体的な対策方法については、シャドーITとは？発生原因・リスクと対策、具体事例を解説で詳しく紹介しています。

Josysの紹介：包括的なソリューション

Josysは、従業員オフボーディングの複雑な状況において一筋の光明となります。総合的なSaaSおよびデバイス管理プラットフォームとして、JosysはIT管理の複雑なプロセスを簡素化します。会社のソフトウェアおよびハードウェアポートフォリオに対する360°の視点と制御を提供し、ITマネージャーが資産を可視化し、利用傾向を分析し、プロビジョニングプロセスを自動化するのを容易にします。

Josysを使用することで、オフボーディングの課題が次のように簡素化されます：

• 自動化されたアクセス制御：JosysはITチームがアプリケーションへのアクセスを迅速に制限することを可能にし、会社のデータを安全に保ちます。
• ライセンス管理：プラットフォームはライセンスの再割り当てプロセスを簡素化し、効率的な利用とコスト削減を実現します。
• 資産追跡：Josysはデバイスインベントリの追跡と管理のための中央システムを提供し、退職する従業員から新入社員や既存のスタッフへの資産移行を円滑にします。 独自のAPIとカスタムデータ統合を活用することで、JosysはIT部門に統一ポータルを提供します。

このポータルは、ライセンスとデバイスの管理ツールだけでなく、会社のデータを保護し、IT運用を効率化し、エラーを減らすための包括的なソリューションです。

Josysによるオフボーディングの簡素化方法

オフボーディングプロセスは、手作業で管理されると非効率でリスクが多くなりがちです。Josysはその革新的な機能でこれらの課題に正面から取り組みます：

• デプロビジョニングプロセスの自動化

Josysはアカウントとアクセス権のデプロビジョニングを自動化し、オフボーディングの決定がされた直後に従業員の重要な会社システムやデータへのアクセスを迅速かつ安全に取り消します。この自動化は人為的エラーのリスクを大幅に削減し、全従業員に対して一貫したオフボーディングプロセスを保証します。

Josysは、退職時のアクセス権無効化を即座に実行し、人的ミスや遅延を防ぎます。より具体的に、迅速にアクセス権を解除する方法については、数秒で完了するアクセス権の削除でも詳しく解説しています。

• デプロビジョン日程のスケジューリング

Josysを使用すると、ITチームは従業員の通知期間やHRの更新に基づいてアクセスの無効化やデプロビジョニングを事前にスケジューリングできます。例えば、従業員が2週間の通知をした場合、システムは最終日に全てのアプリへのアクセスを自動的に取り消すことができます。この機能は特に解雇や退職時に、タイミングと慎重さが重要な場合に役立ちます。

• 中央集約型の監視と追跡

Josysはソフトウェアライセンスと物理デバイスの監視と追跡のための中央ダッシュボードを提供します。この包括的なビューにより、ITマネージャーはリソースの再分配を効率的に管理し、未使用のライセンスを特定して再割り当てまたは廃止することで追加のコスト削減を図ることができます。

これらの機能を単一プラットフォームに統合することで、Josysはオフボーディングプロセスを簡素化し、それを戦略的な利点に変えます。ITチームは、従業員をオンボーディングするのと同じ効率と効果でオフボーディングできるようになり、労働力の変動が組織の運営を妨げたり、セキュリティを損なったりすることがなくなります。

Josysを使用するオフボーディングの利点

• 時間の節約

オフボーディングプロセスを自動化することで、JosysはITチームが手作業で行うタスクに費やす時間を大幅に削減します。スプレッドシートやばらばらのツールの排除により、運用が合理化され、ITスタッフはより戦略的な取り組みに集中できるようになります。

• セキュリティの向上

Josysは従業員が退職する際に会社データへのアクセスを安全に管理および取り消すことを保証します。このセキュリティへの積極的なアプローチにより、データ漏洩や不正アクセスのリスクが大幅に軽減されます。

• コスト効率

効率的なライセンス管理システムを備えたJosysは、未使用のライセンスを特定して再割り当てすることでコストを削減します。これによりリソースの最適化が図られ、不要なソフトウェア費用を削減できます。

例えば、あるテック企業はJosysを使用してチームメンバーのオフボーディングを管理しました。プラットフォームはアプリへのアクセスを取り消し、未割り当てのライセンスがあることを特定したため、新しい従業員に簡単に再割り当てすることができ、即座にコスト削減とリソースの最適化が実現しました。

別のデータ管理セキュリティのシナリオでは、ある金融サービス会社がJosysを活用してオフボーディング中のデータセキュリティを確保しました。システムは退職日当日に従業員の重要な金融システムへのアクセスを自動的に取り消し、重要な会社情報を保護しました。

結論

合理化され、自動化されたオフボーディングプロセスの重要性は強調しすぎることができません。今日の急速に変化するビジネス環境では、オフボーディングのセキュリティと効率性を確保することはオンボーディングと同様に重要です。Josysはこれらのニーズに対応するだけでなく、組織のIT運用に戦略的価値を追加する包括的なソリューションとして際立っています。

Josysが従業員のオフボーディングプロセスをどのように変革できるかをご確認ください。私たちのウェブサイトを訪れてプラットフォームの機能について詳しく知り、Josysのデモをスケジュールして実際にその効果を体験してください。オフボーディングをITチームと組織全体にとってシームレスで安全な体験にするお手伝いをさせてください。

本記事は英語版の記事を翻訳して作成しております。